Aanmaken van nieuwe zaak

Vanuit het archiefportaal Zaken/Inrichtingen (wordt uit gefaseerd) kan met de insertknop een nieuwe zaak aangemaakt worden op de straat die op dat moment actief is. Vanuit het openingsportaal vanuit de lijst onder de tegel Alle Zaken kan een nieuwe zaak aangemaakt worden waarbij het programma eerst vraagt om gemeente, woonplaats en straat. Vanuit het openingsportaal vanuit de lijst onder de tegel Alle Zaken met de knop Nieuwe zaak op deze straat kan een nieuwe zaak aangemaakt worden op dezelfde straat als die van de de actieve rij. Vanuit termijnbewakingsstappen indien zo gedefinieerd: zie Termijnstappen.

parameters Wizard maakNieuweZaak

Deze knoppen starten een action startWizard(maakNieuweZaak,param2,param3,param4). param1 = maakNieuweZaak. Het gaat in deze wizard altijd om het maken van nieuwe kaart in één van de hoofdtabellen tbomgvergunning, tbhandhavingen, tbovvergunningen, tbinfoaanvragen, tbhorecavergunningen of tbmilvergunningen.

Met de parameters param2, param3 en param4 is het gedrag en de schermen van de wizard te beïnvloeden:

A. Blanco: de inlogger moet Straat, Adres en Module en Zaaktype kiezen. In dat geval moeten param2 en param3 en param4 de waarde null hebben, dus: startWizard(maakNieuweZaak)

B. Straat wordt al meegegeven: inlogger moet Adres en Module en Zaaktype kiezen. In dat geval moeten param2 een keyverwijzing zijn naar een kaart in tbopenbareRuimte. bijvoorbeeld: startWizard(maakNieuweZaak,1234)

C. Straat en Adres en Module worden al meegegeven: Vervolgzaak. De inlogger moet alleen nog een zaaktype kiezen die hoort bij de gegeven module. In dit geval moet param2 geen waarde hebben, moet param3 een moduleletter bevatten (W,H,O,I,C of B) en param4 moet een dnkey zijn uit de tabel die hoort bij de moduleletter. Op grond van deze dnkey is het (perceel)-adres bekend waaronder nieuwe zaak aangemaakt wordt. Bijvoorbeeld: startWizard(maakNieuweZaak, ,W,5678)

D. Straat en Adres en Module en Zaaktype worden al doorgegeven. Vervolgzaak. In dit geval moet param2 geen waarde hebben. Param3 moet een moduleletter bevatten (W,H,O,I,C of B). Param4 bestaat uit twee delen gescheiden door een puntkomma: een dnkey uit de tabel die hoort bij de moduleletter van param3 op grond waarvan adres wordt opgehaald. Het tweede deel van param4 bestaat uit een moduleletter waaronder nieuwe zaak moet worden aangemaakt, direct gevolgd door een dnkey van het zaaktype (bijv. tbsoortomgverg.dnkey) die hoort bij deze module. Bijvoorbeeld startWizard(maakNieuweZaak, ,W;7890,5678;H123).

In het geval dat Wizard maakNieuweZaak wordt aangeroepen vanuit een processtap die afgehandeld moet worden (vervolgzaak_, nadat een nieuwe zaak is aangemaakt dan moet param3 bestaan uit twee delen gescheiden door een puntkomma: de moduleletter en een keyverwijzing naar de kaart in tbtermijnbewstappen waarvan de afgehandeld datum gevuld moet worden na het aanmaken van de nieuwe zaak.

Rechten

Recht op insert zaak bij module. De inlogger moet lid zijn van een rechtengroep die op tenminste één van de modules Omgeving, Handhaving, Milieu/gebruik, Horeca, Info-aanvragen of APV/Overig insertrechten heeft.

Recht op aanmaak nieuw locatie: Na keuze van de module waarvoor een nieuwe zaak aangemaakt moet worden kan de inlogger de locatie aanwijzen binnen de gegeven straat. Het kan zijn dat daarbij een huisnummer wordt ingetikt, waardoor het programma een nieuwe locatie (in tbperceeladressen) moet aanmaken. De rechtengroep van de inlogger moet hiervoor op het hoofdscherm rechten het recht: locatieadressen nieuw (tbrechten.dldpclins) aangevinkt hebben.

Recht aanmaak contactadres De inlogger kan alleen aangeven dat hij/zij een nieuw contactadres als aanvrager wil aanmaken indien hij/zij lid is van een rechtengroep die op het hoofdscherm rechten het recht: contactadressen nieuw (tbrechten.dldcadins) aangevinkt heeft. Is dat niet het geval dan kan alleen uit de bestaande lijst met contacten gekozen worden.

Indien de instelling Sectie: Programma en Item: adresrolviazaaktype is aangevinkt, gaat OpenWave eerst kijken naar de verplichte adresrol bij het betreffende zaaktype (beheerportaal) in de kolom verplichte adressoort (rol) (dvadrsrolverpl). Indien:

gevuld dan verplicht de wizard een contactpersoon aan te wijzen die onder deze rol wordt opgeslagen

leeg dan vraagt de wizard NIET om een contactpersoon.

Indien deze instelling Sectie: Programma en Item: adresrolviazaaktype niet bestaat of NIET is aangevinkt, dan vraagt het programma in alle gevallen - behalve bij handhavingszaken: daar gaat het om de rol HPC - om een contactpersoon aan te wijzen, die wordt opgeslagen met de rol AVR.

Keuze zaaktypes

De inlogger moet een keuze maken uit een lijst met zaaktypes. Zie hiervoor de tegels in beheerportaal zaaktypes Omgeving, Handhaving, Milieu/gebruik, Horeca, info-aanvragen en APV/overig. Het gaat om de kaarten met een lege vervaldatum. Zie verder bij instellen/inrichten. Indien de inlogger lid is van een compartiment kunnen alleen die zaaktypes worden gekozen die toegekend zijn aan dat compartiment (en wel alleen binnen de gemeentes die toegekend zijn aan dat compartiment). Per zaaktype kan in het compartiment een eigen masker en lengte opgegeven zijn/worden voor het genereren van compartiment eigen zaaknummers. Indien de inlogger GEEN lid is van een compartiment kunnen alleen die zaaktypes worden gekozen bij de gegeven gemeente indien de combinatie zaaktype/gegeven gemeente NIET voorkomt in een compartiment.

Ophalen actoren

Zaakverantwoordelijk team wordt gevuld met:

Indien geen compartiment dan met de defaultwaarde van het zaakverantwoordelijk team bij de definitie van het zaaktype (beheerportaal Zaakbeheer).

Indien wel compartiment dan in de compartimentsdefinitie (beheerportaal Zaakbeheer) bij het betreffende zaaktype en gemeente.

Actieve behandelaar (nieuwe kaart in tbinbehandelingbij):

Indien de zaak met de hand wordt aangemaakt, dan indien:

De instelling Sectie: Programma en Item: NieuweZaakKiesBehandelaar is aangevinkt, dan moet de inlogger een medewerker uit de medewerkerstabel aanwijzen (met als default de default behandelaar van het zaaktype)

anders de default behandelaar van het zaaktype indien:

de nieuwe zaak een vervolgzaak betreft (bijvoorbeeld aangemaakt vanuit een processtap)

EN de instelling Sectie: Programma en Item: Defbehbijvervolgzaak is aangevinkt

EN bij het betreffende zaak type is een default behandelaar gedefinieerd

anders de medewerkerscode van de inlogger.

Indien door een robot (DSO of OLO of…) dan:

indien geen compartiment dan met de defaultwaarde van de behandelaar bij de definitie van het zaaktype (beheerportaal Zaakbeheer)

indien wel compartiment dan in de compartimentsdefinitie (beheerportaal-Nieuw) de defaultwaarde van de behandelaar bij het betreffende zaaktype en gemeente.

Zie Behandelaar bij nieuwe zaak voor een schematische weergave van deze redeneringen bij automatisch en handmatig aangemaakte zaken.

Kopiëren kolommen bij dupliceren omgevingszaak (vervolgzaak)

Indien param3 begint met de moduleletter: W en param4 is gevuld (dus je kopieert een omgevingszaak met de dnkey van param4: situatie C of D van hierboven bij het kopje parameters Wizard maakNieuweZaak) dan kijkt OpenWave naar de kolom Tekst van instelling Sectie: Programma en Item: KopieerOmgKolommen. Zie voorbeelden bij processtapdefinitie bij kopje Automatisch kiezen vervolgzaak bij Termijnstappen. Indien deze instelling KopieerOmgKolommen is:

gevuld met een opsomming van één of meer veldnamen uit tbomgvergunning gescheiden door een puntkomma

EN indien kolomnaam ongelijk aan dnkey, dnkeygroepvergunning en dnkeysoortomgverg, dnkeyperceeladressen, dvaanvraagnaam, ddaanvraag, dvzaakcode, ddfataledatum en dnkeyoinbevgez dan wordt de inhoud van deze kolommen naar de nieuwe omgevingszaak gekopieerd.

Indien een zaak wordt gekopieerd waarbij de kolom OLO/DSO-nummer gevuld is EN de kolom dvlvoaanvraagnummer is opgenomen in bovengenoemde instelling dan redeneert het programma als volgt bij het maken van de nieuwe zaak: Indien Getal1 van die instelling de waarde 1 heeft, dan wordt het OLO/DSO-nummer (dvlvoaanvraagnr) van de zaak die gekopieerd wordt voorzien van de postfix underscore + 1 (indien _1 al bestaat dan _2 en zo verder met maximum van 100). Anders (dus Getal1 is ongelijk aan 1) dan wordt de nieuwe gekopieerde kaart voorzien van die postfix. Dit laatste is nodig om de uniciteit van de kolom dvlvoaanvraagnr te behouden in verband met opvangen van aanvullende documenten van het OLO/DSO. Wanneer het de bedoeling is dat aanvullende (OLO)-documenten bij de oorspronkelijke zaak terechtkomen dan moet Getal1 leeg blijven. Indien het de bedoeling is dat de aanvullende documenten bij de nieuwe zaak terechtkomen dan moet Getal1 de waarde 1 hebben.

Kopiëren kolommen bij dupliceren handhavingzaak (vervolgzaak)

Indien param3 begint met de moduleletter: H en param4 is gevuld (dus je kopieert een handhavingzaak met de dnkey van param4: situatie C of D van hierboven bij het kopje parameters Wizard maakNieuweZaak) dan kijkt OpenWave naar de kolom Tekst van instelling Sectie: Programma en Item: KopieerHahKolommen. Zie voorbeelden bij processtapdefinitie bij kopje Automatisch kiezen vervolgzaak bij Termijnstappen. Indien deze instelling KopieerHahKolommen is:

gevuld met een opsomming van één of meer veldnamen uit tbhandhavingen gescheiden door een puntkomma

EN indien kolomnaam ongelijk aan dnkey, dnkeygroepvergunning en dnkeysoorthhzaak, dnkeyperceeladressen, dvomsbouwerk, ddverzoekdatum, dvaanschrijfnr, ddfataledatum, dnkeyoinbevgez dan wordt de inhoud van deze kolommen naar de nieuwe handhavingzaak gekopieerd.

Ophalen processtappen

De zaaktypes van Omgeving, Handhaving, Milieu/gebruik, Horeca, Info-aanvragen en APV/overig kunnen gekoppeld zijn aan processen. De bijbehorende processtappen worden automatisch aan de nieuwe zaak toegevoegd indien het attribuut automatisch bij die koppelingen aangevinkt is.

Ophalen checklijsten

De zaaktypes van Omgeving, Handhaving, Milieu/gebruik, Horeca, Info-aanvragen en APV/overig kunnen gekoppeld zijn aan processen die automatisch aan de nieuwe zaak kunnen worden toegevoegd (zie hierboven). Indien aan een automatisch toegevoegd proces één of meer checklijsten zijn verbonden die ook de eigenschap automatisch toevoegen hebben (tbkopproccheck.dlauto = 'T'), dan worden deze checklijsten automatisch toegevoegd bij de zaak.

Controle met BAG

Deze kan automatisch worden uitgevoerd met een StUF-BG bevraging indien de instelling Sectie: KoppelingBAG Item: Methode en Tekst: StUF-310 aangevinkt is. De verplichte instellingen hierbij voor de opmaak en adressering van de stuf-berichten zijn (zie BAG bevraging):

Sectie: KoppelingBAG

Item: HTTPSoapAction_tgoLv01. In de kolom Tekst hier de waarde http://www.egem.nl/StUF/sector/bg/0310/tgoLv01

Item: Ontvangstadres. In de kolom Tekst het endpoint waar het vraagbericht naar toe moet

Item: Zender_Applicatie. De kolom Tekst met de applicatie

Item: Zender_Organisatie. De kolom Tekst met de organisatie

Item: Ontvanger_Applicatie. De kolom Tekst met de applicatie

Item: Ontvanger_Organisatie. De kolom Tekst met de organisatie

Indien het adres niet wordt aangetroffen in de BAG, dan wordt de identificatie van het locatie adres leeggemaakt. Wel gevonden: dan worden Datum BAG, identificatie en puntcoördinaten gevuld.

Opmerking: indien gewenst kunnen bepaalde huisnummers uitgesloten worden van controle/synchronisatie met BAG. Zie de instelling NieuweZaakGeenBAGSync bij Sectie Programma.

Automatisch aanmaken/ vullen van

Aanmaken zaak in extern zaak/DMS

Dit is het geval indien er GEEN sprake is van een compartiment EN:

omgevingszaak EN de instelling Koppeling ZAAK en Item: AutoZaakDmsOmgeving is aangevinkt

handhavingszaak EN de instelling Koppeling ZAAK en Item: AutoZaakDmsHandhaving is aangevinkt

APV/overig zaak EN de instelling Koppeling ZAAK en Item: AutoZaakDmsApvOverg is aangevinkt (LET OP: geen schrijffout!)

milieu/gebruikzaak EN de instelling Koppeling ZAAK en Item: AutoZaakDmsMilieuGebruik is aangevinkt

infoaanvraagzaak EN de instelling Koppeling ZAAK en Item: AutoZaakDmsInfoAanvraag is aangevinkt

horecazaak EN de instelling Koppeling ZAAK en Item: AutoZaakDmsHoreca is aangevinkt.

Indien er WEL sprake is van een compartiment dan:

omgevingszaak EN de kolom dlAutoZaakDmsOmgeving is aangevinkt bij het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw)

handhavingszaak EN de kolom dlAutoZaakDmsHandhaving is aangevinkt bij het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw)

APV/overig zaak EN de kolom dlAutoZaakDmsApvOverg is aangevinkt bij het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw)

milieu/gebruikzaak EN de kolom dlAutoZaakDmsMilieuGebruik is aangevinkt bij het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw)

infoaanvraagzaak EN de kolom dlAutoZaakDmsInfoAanvraag is aangevinkt bij het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw)

horecazaak EN de kolom dlAutoZaakDmsHoreca is aangevinkt bij het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw).

Zie voor overige verplichte instellingen voor aanmaken zaak in extern zaak/DMS bij Creëer zaak zaak/dms.

Aanmaken mappen op fileshare

Indien:

de zaak NIET valt onder een compartiment:

de instelling Sectie: Documenten, Item: OphalenViaFileserver aangevinkt is

EN de instelling Sectie: Documenten, Item: AutomAanmaakFileservermappen aangevinkt is

OF indien

de zaak WEL valt onder een compartiment:

de kolom ophalen via fileserver op de detailkaart van het betreffende compartiment is aangevinkt

EN de kolom Automatisch aanmaken mappen (dlautoaanmaakmappen) aangevinkt is bij het betreffende compartiment

dan zullen bij het aanmaken van een nieuwe zaak of inrichting automatisch de mappen genoemd in de rijen van Sectie: Aanmaakmappen worden aangemaakt, waarbij er een '4' voorkomt in Getal1 (dus indien Getal1 de waarde 25 heeft dan niet, indien bijv. 4 of 124 dan wel). Hierbij uitgezonderd zijn de mappen waarin de variabelen %adviesnr%, %bezwaarnr% en %inspnr% zijn opgenomen. Indien OpenWave in de Cloud draait maar de fileserver staat niet in de Cloud, dan moet wel de satellite geïnstalleerd zijn op de fileserver.

Vullen van kolom dvhyperlink

Zie: Hyperlink.

Aanmaken Inspectietraject

Indien:

de instelling Sectie: Inspecties en Item: OmgAutoAanmaak is aangevinkt

en de kolom Tekst is gevuld met T en/of C

dan zal bij het aanmaken van een nieuwe omgevingszaak met soort zaaktype = T (Toezicht) of C (Cyclisch Toezicht) automatisch een nieuw inspectietraject worden aangemaakt op naam van de inlogger en met dezelfde startdatum als die van de omgevingszaak.

Indien Getal1 van deze instelling is gevuld wordt sowieso de einddatum (ddcontrole) van het inspectietraject gevuld met de startdatum. Indien de waarde verwijst naar een dnkey in tbinspresultaat wordt deze waarde overgenomen in dnkeyinspresultaat.

Indien Getal2 van deze instelling is gevuld en de waarde verwijst naar een dnkey in tbinspaanleiding dan wordt deze waarde overgenomen in dnkeyinspaanleiding.

Wanneer op deze manier een inspectietraject gemaakt wordt dat al of niet gelijk wordt afgesloten en de inspectietrajecttegel wordt niet opgenomen in de portalen, dan kunnen toch de tegels Bezoeken en Overtredingen getoond worden. Via deze tegels kan de gebruiker een nieuw bezoek dan wel overtreding invoeren, die dan vanzelf aan het onzichtbare traject wordt gekoppeld. Indien het traject direct wordt afgesloten, maar het wel de bedoeling is dat bezoeken of overtredingen kunnen worden ingevoerd dan moet de instelling Sectie: InspectieMilieu en Item: NietBlokkerenMetHoofdzaak NIET aangevinkt staan.

Toevoegen aan Groep

Indien de zaak wordt aangemaakt vanuit een vervolgaction bij een processtap dan wordt de groep waar de hoofdzaak bij is aangesloten, ook toegekend aan de nieuwe gekopieerde zaak. Indien de hoofdzaak nog niet aan een groep is toegekend (nog steeds in geval van vervolgaction) dan wordt een nieuwe groep aangemaakt met de startdatum en aanvraagnaam van de oorspronkelijke zaak. Deze groep wordt vervolgens zowel aan de bestaande hoofdzaak als aan de nieuwe gekopieerde zaak toegekend. Met een instelling kan opgegeven worden dat bij het aanmaken van de groep niet de zaakomschrijving maar het DMS-nummer van de originele zaak als waarde gepakt worden, zie Maak nieuwe zaak.

Vullen van Bevoegd gezag

Indien de zaak wordt aangemaakt vanuit een vervolgaction bij een processtap dan wordt het bevoegd gezag (dnkeyoin) waar de hoofdzaak bij is aangesloten, ook toegekend aan de nieuwe gekopieerde zaak.

Uitvoerende instantie bij omgevingzaak

Bij het handmatig aanmaken van een nieuwe omgevingzaak kan met de configuratie instelling Sectie: Programma en Item: NieuweZaakUitvoerendeInstantie ingesteld worden dat automatisch voor de nieuwe zaak de uitvoerende instantie gezet wordt. Dit is het geval als bovengenoemde instelling aangevinkt is EN er een geldig OIN-nummer staat in kolom Tekst van deze instelling. Dit OIN-nummer zal van de uitvoerende instantie zijn die bij omgevingszaken moet worden gezet.

Het wel of niet vullen van de uitvoerende instantie bij een omgevingszaak heeft invloed op het vanuit OpenWave aanroepen van de samenwerkingsfunctionaliteit: indien uitvoerende instantie gevuld is bij de zaak dan zal altijd op basis van OIN-nummer van de uitvoerende instantie de bevragingen op de samenwerking (SWF ruimte aanmaken, verversen etc., SWF actieverzoeken uitzetten etc.) voor de zaak worden gedaan. Is deze niet gevuld dan kijkt het programma naar het bevoegd gezag van de zaak. Is deze ook niet gevuld dan kijkt het programma naar de OIN behorende bij de gemeente waarin de zaak zich afspeelt. In de beheertabel tboin (beheerportaal-Nieuw, kolom Administratie, tegel OIN-nummers) moet een verbinding gelegd zijn tussen het viercijferige gemeentenummer en het OIN-nummer.

Wettelijke basis en overtreding bij Handhaving

De Wettelijke basis (dnkeywetbasis) en overtreding (dnkeyhandhovertreding) worden automatisch gevuld met de bijbehorende waardes uit tbhandhovertreding waarvoor geldt dat de tbhandhovertreding.dnkey (portaal Zaakbeheer, kolom Handhaving/toezicht, tegel: Wetten/overtredingen) gelijk is aan de instelling Getal1 van Sectie: Programma en Item: Defaultkeyovertreding.

Navigeren naar zaakportaal

Indien de instelling Sectie: Programma en Item: NieuweZaakGaNaarZaakPortaal aangevinkt is, dan zal na het handmatig aanmaken van een nieuwe zaak automatisch door genavigeerd worden naar het betreffende zaakportaal, tenzij de zaak is aangemaakt vanuit een processtap (dan keert de gebruiker terug naar het proces).