Sluiten van zaak

Het sluiten van een (hoofd)zaak kan vanuit het detailscherm van een zaak met:

de knop achter de afhandel/besluitdatum (blok Afhandeling)

de knop achter de intrekkingsdatum (blok Ingetrokken;tijdens;behandeling)

vanuit een action die gekoppeld is aan een processtap (zie kopje blok Action bij de definitie van:Termijnstappen).

In onderstaand verhaal wordt meestal een omgevingszaak als voorbeeld genomen, maar grosso modo werken de andere modules hetzelfde.

parameters Wizard sluitZaak

Deze knoppen starten een action startWizard(sluitZaak,param2,param3,param4).

param1 = sluitZaak.

Het gaat in deze wizard altijd om het sluiten van een zaak in één van de hoofdtabellen tbomgvergunning, tbhandhavingen, tbovvergunningenm tbinfoaanvragen tbhorecavergunningen of tbmilvergunningen.

Met de parameters param2, param3 en param4 is het gedrag en de schermen van de wizard te beïnvloeden:

param2 moet een keywaarde bevatten van de kaart uit een hoofdtabel

param3 moet een moduleletter zijn (W,H,O,I,C of B) die verwijst naar de hoofdtabel

param4 met een kolomnaam bevatten uit de hoofdtabel die door de wizard gevuld wordt met de systeemdatum. De mogelijkheden zijn beperkt: indien param3 =

W dan ddbesluitdatum of ddingetrokken

O dan ddbesluitdatum of ddingetrokken

B dan ddbesluitdatum of ddingetrokken

H dan ddeinddatum

C dan dddatumbesluit of ddingetrokken

I dan ddafgehandeld

E dan ddbesluitdatum of ddingetrokken

In het geval dat Wizard sluitZaak wordt aangeroepen vanuit een processtap die afgehandeld moet worden, nadat een zaak is afgesloten dan moet param3 bestaan uit twee delen gescheiden door een puntkomma: de moduleletter en een keyverwijzing naar de kaart in tbtermijnbewstappen waarvan de afgehandelddatum gevuld moet worden na het sluiten van de nieuwe zaak.

Rechten

De zaak mag niet geblokkeerd zijn. Verder geldt:

Voor het vullen van de afhandel/besluit/intrekkingsdatum gelden de gewone wijzigrechten op de module.

Voor het leegmaken van een gevulde datum (met dezelfde knop) geldt echter dat de inlogger OOK het recht Leegmaken van gevulde afhandel-intrekkingsdatum bij de betreffende module moet hebben (bijv. tbomgrechten.dlbomgafsedt).

Inspectietraject verplicht

Op zaaktypeniveau (beheerportaal Zaakbeheer) - maar alleen voor omgevingzaaktypes - kan bij de definitie van een zaaktype aangegeven worden of bij het betreffende zaaktype een inspectietraject verplicht is. Het compartiment heeft hiertoe een eigen instelling per omgevings-zaaktype. Hier wordt echter NIET naar gekeken indien het gekozen resultaat de betekenis Afgebroken heeft (tbaardbesluit.dlisafgebroken).
Indien niet afgebroken en inspectietraject verplicht en er geen inspectietraject aanwezig is bij de zaak (een rij in tbinspecties) , zal de gebruiker de zaak niet kunnen afsluiten. Er verschijnt een melding.

Legesregel verplicht

Op zaaktypeniveau (beheerportaal Zaakbeheer) kan bij de definitie van een zaaktype aangegeven worden of bij het betreffende zaaktype een legesregel verplicht is. Geldt niet voor modules Info en Milieu/gebruik en Bouw/sloop. Indien dat het geval is en er geen legesregel is gedefinieerd bij de zaak, zal de gebruiker de zaak niet kunnen afsluiten. Er verschijnt een melding. Het compartiment heeft hiertoe een eigen instelling per zaaktype.

Aard besluit

Indien het gaat om het vullen van de afhandel/besluitdatum van een zaak zal de inlogger een resultaat moeten kiezen uit de tabel TbAardBesluit die bereikbaar is in het beheerportaal Zaakbeheer via de tegel Afhandeling/Besluit omg/apv/bouw/milieu/gebruik. Voor handhavingen geldt de tabel TbHandhAfrondin via de beheertegel Afhandeling handhaving.

Per zaaktype kan (bijv. tegel Zaaktypes omgeving) aangegeven worden welke items uit de tabel tbaardbesluit bij het betreffende zaaktype van toepassing kunnen zijn (tevens kunnen bij deze combinatie aard-besluit en zaaktype de bewaartermijnen aangegeven worden). Dit gebeurt in het detailscherm van een zaaktype in het blok Gekoppeld Afhandeling/Besluit.

Indien de instelling Sectie: Programma, Item: sluitzaakresultbekend aangevinkt is EN het aardbesluit is reeds gevuld (bijvoorbeeld via een processtap) dan zal de wizard het overschrijven van aardbesluit NIET toestaan.

Openstaande adviezen/processtappen

OpenWave kijkt of er nog items bij de adviezen (ddadviesdatum leeg niet vervallen) en bij de processtappen (in gebruik en lege afhandeldatum) open staan. Normaliter wordt dit aantal gemeld bij het afsluiten/intrekken en kan de inlogger aangeven of Openwave zelf deze adviezen en/of processtappen mag afsluiten.

Indien echter een advies een zelfstandige zaak is in een extern zaaksysteem/DMS dan mogen deze adviezen NIET automatisch worden afgesloten; het programma verhindert deze optie.

Een advies is een zelfstandige zaak in een extern zaaksysteem/DMS indien:

Als de hoofdzaak NIET tot een compartiment behoort dan:

moet de instelling met Sectie: Koppeling Zaak en Item: Methode aangevinkt staan en de waarde van kolom Tekst moet zijn: StUF-ZAKEN 310

moet de instelling met Sectie: Koppeling Zaak en Item: ZaaktypeAdvies aangevinkt staan en de waarde van kolom Tekst bevat het externe zaaktype

EN Getal1 van Sectie: Koppeling Zaak en Item: Zender_Organisatie moet verwijzen naar een dnkey van tbcontactadressen (namelijk die van de behandelende organisatie zelf die als aanvrager voor de deelzaak advies fungeert).

Als de hoofdzaak WEL tot een compartiment behoort dan:

moet de kolom dvdmsmethode van het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw) gevuld zijn met: StUF-ZAKEN 310

EN moet de kolom dvdmszaaktypeadvies van het compartiment gevuld zijn

EN moet de kolom dnkeyorganisatie van het compartiment gevuld zijn en deze waarde moet verwijzen naar een dnkey van tbcontactadressen (namelijk die van de behandelende organisatie zelf die als aanvrager voor de deelzaak advies fungeert).

Openstaande Inspectietrajecten

Indien instelling Sectie: Programma en Item: SluitOpenInspbijSluitenZaak bestaat en aan is gevinkt, dan kijkt OpenWave of er nog items bij de inspecties open staan. Net als bij adviezen en processen wordt dit aantal gemeld bij het afsluiten/intrekken en kan de inlogger aangeven of Openwave zelf deze inspectietrajecten en de daar bijbehorende bezoeken en overtredingen mag afsluiten. Indien echter een inspectietraject een zelfstandige zaak is in een extern zaaksysteem/DMS dan mogen deze inspectietrajecten NIET automatisch worden afgesloten; het programma verhindert deze optie.

Een inspectietraject is een zelfstandige zaak in een extern zaaksysteem/DMS indien:

Als de hoofdzaak NIET tot een compartiment behoort dan:

moet de instelling met Sectie: Koppeling Zaak en Item: Methode aangevinkt staan en de waarde van kolom Tekst moet zijn: StUF-ZAKEN 310

moet de instelling met Sectie: Koppeling Zaak en Item: ZaaktypeInspectietraject aangevinkt staan en de waarde van kolom Tekst bevat het externe zaaktype

EN Getal1 van Sectie: Koppeling Zaak en Item: Zender_Organisatie moet verwijzen naar een dnkey van tbcontactadressen (namelijk die van de behandelende organisatie zelf die als aanvrager voor de deelzaak inspectie fungeert).

Als de hoofdzaak WEL tot een compartiment behoort dan:

moet de kolom dvdmsmethode van het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw) gevuld zijn met: StUF-ZAKEN 310

EN moet de kolom dvdmszaaktypeinspecties van het compartiment gevuld zijn

EN moet de kolom dnkeyorganisatie van het compartiment gevuld zijn en deze waarde moet verwijzen naar een dnkey van tbcontactadressen (namelijk die van de behandelende organisatie zelf die als aanvrager voor de deelzaak advies fungeert).

Openstaande Producten

Indien de instelling Sectie: Programma en Item: SluitProductenbijSluitenZaak bestaat en aan is gevinkt, dan kijkt OpenWave of er nog openstaande producten zijn bij de zaak die wordt gesloten. Net als bij adviezen en processen wordt dit aantal gemeld bij het afsluiten/intrekken en kan de inlogger aangeven of Openwave zelf deze producten mag afsluiten. De opleverdatum van de producten zal dan worden gevuld.

Automatisch blokkeren

Indien in het beheerportaal bij het betreffende zaaktype de kolom blokkeren bij sluiten zaak aangevinkt wordt (bijv. tbsoortomgverg.dlblokkerenbijsluitenzaak), dan zal het vullen van de einddatum ook resulteren in het vullen van de blokkeerdatum.

Automatisch aanmaken inspectietraject indien compartiment

Indien de hoofdzaak valt onder een compartiment, maar bij de compartiment/zaak definitie (beheerportaal-Nieuw) is aangegeven dat het toezicht op die zaak NIET onder dat compartiment valt (dus exclusief inspectie: hetgeen betekent dat het toezicht wordt uitgevoerd door de host-organisatie), dan wordt automatische een inspectietraject aangemaakt bij het afsluiten van de zaak. Bij de compartiment/zaak definitie MOET zijn opgegeven met welke inspecteur (van de host-organisatie) en met welke aanleiding dat traject gemaakt moet worden.
In dat geval is het niet zinnig om de kolom dlinsptrajectverplicht aangevinkt te hebben bij het compartiment/zaaktype. dat zou dubbel op zijn.

EmailnaarBAGBeheerder

Met het afsluiten van de zaak kan automatisch een mail naar de BagBeheerder worden gestuurd. Dit is het geval indien:

Vanuit module handhaving:

als een initiërende mail naar de BAG-beheerder is gestuurd (op detailscherm in blok Keten)

EN de inlogger zelf een email-adres heeft (beheertegel Medewerkers)

EN de BAG-beheerder een email-adres heeft (beheertegel Gemeentes).

Vanuit module omgeving:

Indien de zaak die wordt beëindigd betreft:

een verleende reguliere procedure (bij zaaktype in beheer moet de soortproc de waarde R hebben)

of een verleende uitgebreide procedures (bij zaaktype in beheer moet de soortproc de waarde U hebben)

of een ingetrokken sloopmelding (Getal2 van de instelling Sectie: Koppeling OLO en Item: MeldingOnderdeelSlopen moet gelijk zijn aan de primary key van het zaaktype)

of een calamiteit (Getal2 van de instelling Sectie: Koppeling OLO en Item: Calamiteitenmelding moet gelijk zijn aan de primary key van het zaaktype)

EN bij minimaal een van de activiteiten zijn werkzaamheden van toepassing. Zie soort activiteit (beheertegel Soort activiteit/onderdeel) blok Eigenschappen

EN de inlogger zelf een email-adres heeft (beheertegel Medewerkers)

EN de BAG-beheerder een email-adres heeft (beheertegel Gemeentes).

Automatisch kopiëren van zaak indien cyclisch toezicht

Alleen indien:

het gaat om een omgevingszaak

EN de kolom soort procedure (dvsoortproc) van het zaaktype (tbsoortomgverg) de waarde C heeft (van Cyclisch Toezicht)

EN de besluit/afhandeldatum (ddbesluitdatum) wordt gevuld

EN de omgevingszaak is gekoppeld aan een inrichting (dnkeyKeymilinrichtingen is gevuld)

EN de inlogger heeft een keuze gemaakt voor een van de opties nieuwe toezichtzaak op basis van einddatum of nieuwe toezichtzaak op basis van startdatum (deze opties worden gevraagd indien de hierboven staande items waar zijn).

DAN wordt automatisch een nieuwe zaak aangemaakt op:

dezelfde locatie

met hetzelfde zaaktype

met dezelfde default behandelaar/teams

met dezelfde product informatie

met hetzelfde bevoegd gezag

met dezelfde contactpersonen

De begindatum van de nieuwe cyclische toezicht zaak is gebaseerd op de einddatum of begindatum van de te kopiëren zaak met daarbij opgeteld de cyclus zoals vastgelegd bij de gekoppelde inrichting. Zie: Cyclische Toezicht: controle frequentie.

Het kan zo ingesteld staan dat bij deze nieuwe cyclisch toezichtzaak automatisch ook een nieuw inspectietraject moet worden gemaakt. Zie het kopje Automatisch aanmaken inspectietraject bij Aanmaken van nieuwe zaak.

ActualiseerZaakstatus indien gekoppeld aan extern zaak/DMS

Dit Stufbericht gaat uit indien:

de externe zaakcode gevuld is (dvintzaakcode)

EN – indien de zaak NIET valt onder een compartiment - dan moet de instelling met Sectie: Koppeling Zaak en Item: Methode moet aangevinkt staan. De waarde van kolom Tekst moet zijn: StUF-ZAKEN 310

EN – indien wel compartiment - dan moet de kolom dvdmsmethode van het betreffende compartiment gevuld zijn met: StUF-ZAKEN 310.

De status die wordt gezet is:

StatusInBehandeling indien sluitzaak is aangeroepen door het leegmaken van gevulde besluitdatum

StatusIngetrokken indien de intrekkingsdatum werd gevuld

StatusAfgesloten indien de besluitdatum werd gevuld.