Sectie Documenten

Hieronder de instellingen uit de configuratietabel (tbinitialisatie) van de Sectie: Documenten gerangschikt op item. Zie Creëer document.

Items Configuratietabel

Item	Kolom	Omschrijving
AutomAanmaakFileservermappen	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt EN de instelling Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver is ook aangevinkt, dan worden bij het creëren van een nieuwe zaak automatisch de basismappen aangemaakt op de fileserver conform de instellingen van Sectie: Aanmaakmappen. Hierbij worden alleen de gedefinieerde basismappen bezien: dus NIET de mappen met de variabelen %adviesnr%, %inspnr% en %bezwaarnr%. Indien de zaak in een compartiment speelt, staan aldaar (beheerportaal-Nieuw) deze instellingen.
Autorisatiemappen	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt EN de inlogger behoort niet bij een rechtengroep die het recht toegang tot alle mappen/hyperlink heeft, dan zal voor het uploaden en downloaden van documenten van en naar de fileserver worden gekeken naar de toegekende mappen bij die rechtengroep.
Beschrijving	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt en gebruik wordt gemaakt van DMS, wordt bij het uploaden van een document de tag beschrijving toegevoegd aan de StUF berichten voegZaakDocumentToe, geefLijstZaakDocumenten en geefZaakdocumentLezen en is er een extra kolom Omschrijving zichtbaar in de documentenlijst.
Getal1	Indien Getal1 wordt gevuld met 1 dan wordt de tag beschrijving in het StUF berichtverkeer gevuld met de Korte titel/Omschrijving van geregistreerde documenten waardoor het mogelijk wordt om dit veld te synchroniseren of hernoemen met het DMS.
BriefAutoOpslaan	Getal1	Indien Getal1 wordt gevuld met 1 dan zal OpenWave bij het creëren van een brief op basis van een sjabloon als default de fileserver voorstellen. Bij 2 wordt DMS voorgesteld en bij 3 de optie Nee (hetgeen betekent: niet automatisch opslaan). Deze instelling geldt alleen voor de Host. Indien namelijk sprake is van een compartiment wordt deze zelfde informatie opgehaald uit de nieuwe kolom met label Default brieven opslaan. (tbcompartiment.dnAutoopslaan). Deze instelling is alleen zinvol bij hybride gebruik van fileshare EN DMS.
ConverteerPDF	Getal1	Indien de waarde 1 dan worden documenten geconverteerd naar PDF via de OnlyOffice installatie (mits aanwezig). Indien deze instelling niet bestaat of Getal1 heeft een andere waarde, dan wordt geconverteerd met LibreOffice.
Documentregistratie	Getal1	Indien 1 dan wordt bij het creëren van een document op basis van een OpenWave-sjabloon dat automatisch wordt opgeslagen bij een NIET-compartimentzaak, óók automatisch een rij aangemaakt in de tabel geregistreerde documenten (tbcorrespondentie). Tevens wordt gekeken of dit document al bestaat o.b.v. documentnaam. Als dit het geval is dan zal bij creëren van het document een melding in beeld komen dat het eerder geregistreerde document overschreden zal worden indien de documentnaam van het te creëren document niet aangepast wordt. Bij compartiment wordt hiertoe gekeken naar de kolom tbcompartiment.dldocregallehandmuploads.
Getal2	Indien 1 dan wordt bij het downloaden van een geregistreerd document uit tbcorrespondentie waarbij de view-kolom dvkanbewerken de waarde 'groen' heeft, de waarde van de kolom dvdocplaats gewijzigd in lokaal, ddgewijzigd in vandaag en dvcoderegistreerder met de inlogger. De view-kolom dvkanbewerken wordt daarmee 'rood'. Indien de view-kolom dvkanbewerken reeds de waarde rood had, dan wordt het document wel gedownload maar gerenderd als pdf (bij de extensies ods, odt, doc, docx, xls, xlsx,txt en xml). Bij het uploaden van een document dat reeds voorkomt bij de betreffende zaak in tbcorrespondentie zal de kolom dvdocplaats gewijzigd worden in server, ddgewijzigd in vandaag en dvcoderegistreerder met de inlogger. De view-kolom dvkanbewerken wordt daarmee groen mits het document de status uitgaand heeft en nog niet is verstuurd.
Aanvinkvakje	Indien aangevinkt dan wordt met de knop DOCS bovenaan de zaakportalen en onderaan de detailvensters NIET de live-lijst van documenten aangetroffen op de fileshare/DMS getoond, maar een scherm met geregistreerde documenten (waarvandaan overigens doorgekozen kan worden naar de live-lijst). De lijst geregistreerde documenten is gebaseerd op de view vwfrmcorrespondentie en uiteindelijk gebaseerd op tbcorrespondentie.
Tekst	Indien gevuld met de string bgdownloadlink en de inlogger heeft wijzigrechten op de metadata van geregistreerde documenten, dan verschijnt een emailverzendicoon onderaan de geregisterde documentenlijst.
Documentroot	Tekst	Bij het up-en downloaden van documenten via de fileserver zal altijd gecontroleerd worden of de betreffende map een submap is van deze documentroot.
Downloadzipfilenaam	Tekst	Hier kan masker aangegeven worden voor documenten die met een zipfile worden gedownload en verbonden zijn aan een zaak of inrichting. De Tekst moet eindigen op .zip en de variabelen %adres%, %login%, %hoofdzaaknr%, %hoofddmnr% en %date% worden door OpenWave vervangen. Bij ontbreken van deze instelling of foutieve waarde dan valt OpenWave terug op de normale zipfilenaam: DownloadOpenWave + Timestamp + .zip.
EmailafschriftnaarInlogger	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt zal de defaultwaarde bij de invoerkolom afschrift naar inlogger ook op T staan bij het wizardscherm: maak email Hetgeen betekent dat de inlogger die de wizard uitvoert een bcc krijgt van de verstuurde email.
HyperlinkOpdvUrlZichtbaar	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt dan is de kolom met een hyperlinkknop zichtbaar in het lijstscherm van geregistreerde documenten achter de kolom roepnaam. De knop is verder alleen zichtbaar indien de kolom dvurl (hyperlink) gevuld is. De knop probeert de inhoud van de kolom dvurl als webpagina te openen.
geendownloadnaardevice	aanvinkvakje	Een document dat wordt gecreëerd en automatisch op een fileshare wordt geplaatst dan wel in een DMS wordt opgenomen, waarbij dat document NIET met een vervolgactie wordt geopend (OnlyOffice of hyperlink), wordt normaliter ook automatisch gedownload op de device van de gebruiker (standaard downloadmap). Indien echter deze instelling is aangevinkt, wordt die download NIET uitgevoerd.
geensubmapmetsubstring1	Tekst	Bij het ophalen van de lijst bij Toon documenten wordt uitgegaan van de map-instellingen van Sectie: Aanmaakmappen. Het programma bekijkt in principe ook alle submappen die op de fileserver worden aangetroffen. Met de waarde van deze instelling worden submappen waarin deze waarde voorkomt, overgeslagen.
geensubmapmetsubstring2	Tekst	Zie hierboven.
geensubmapmetsubstring3	Tekst	Zie hierboven.
LegeOmschrijving	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt wordt bij het creëren van een document (of email) het veld Korte omschrijving niet automatisch gevuld.
MergeVeldenLeeg	Aanvinkvakje	Bij het creëren van een document (of email) worden merge-velden in het sjabloon vervangen door de opgehaalde waarden met de formqueries. Indien een formquery geen rij ophaalt, blijven de merge-velden staan in de gecreëerde brief/email bijvoorbeeld <101>. Als deze instelling aangevinkt is, zullen de merge-velden WEL leeggehaald worden in de brief/email indien er geen rij wordt opgehaald met een formquery. Default niet aangevinkt.
MultipleDownload	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt (= eigenlijk verplicht) dan kunnen bij de lijst alle documenten een of meer documenten worden geselecteerd ten behoeve van downloaden of registratie.
MultipleUpload	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt (= eigenlijk verplicht) dan kan de inlogger meer dan één document aanwijzen in het file-dialogscherm bij het uploaden.
Onlyoffice	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt dan kijkt het programma naar de genoemde extensies in kolom Tekst. Indien de extensie van het aangewezen document voorkomt in deze kolom Tekst, dan zal het programma proberen het document met OnlyOffice te openen.
Getal1	Indien de waarde 1 dan wordt na het creëren van een document NIET automatisch OnlyOffice gestart.
Tekst	Zie hierboven bij aanvinkvakje. De opgesomde extensies moeten van elkaar gescheiden worden met een puntkomma. Bijvoorbeeld docx;xlsx;txt
OphalenNaMapkeuze	Getal1	Indien de waarde 1 dan zal het scherm met de mapkeuzemogelijkheden blijven staan op de achtergrond, nadat een keuze is gemaakt.
Getal2	Een map kan een hele lange string van (sub)mappen zijn. Getal 2 staat voor het aantal slashes gerekend vanaf het eind dat het programma maximaal per map zal laten zien.
Aanvinkvakje	Indien aangevinkt (EN Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver is aangevinkt EN Sectie: Documenten Item: OphalenViaDms is NIET aangevinkt EN Sectie: Documenten Item: MultipleDownload is aangevinkt) dan zal bij het ophalen van de lijst met alle documenten van de fileshare eerst een keuze voor één of meer mappen worden worden gevraagd indien het aantal documenten over meer dan één map is verdeeld.
OphalenviaDMS	Aanvinkvakje	Indien OphalenViaDMS aangevinkt is, dan moet ook de instelling aangevinkt staan met Sectie: KoppelingDOCNAARDMS en Item: Methode waarbij de kolom Tekst = StUF-ZAKEN 310. OphalenViaDMS betekent dat documenten bij een zaak op het DMS worden geplaatst en opgehaald. De instelling Ophalenviafileserver en OphalenViaDMS kunnen beide waar zijn. Indien de zaak in een compartiment speelt, staan aldaar (beheerportaal-Nieuw) deze instellingen.
Ophalenviafileserver	Getal1	Indien ongelijk aan 1 (of leeg) dan worden bestaande files bij uploaden naar de fileserver overschreven, indien 1 dan worden ze niet overschreven maar voorzien van een postfix (bijv. test(1).docx). Dit laatste geldt dan weer niet indien een file wordt opgeslagen na bewerking in OnlyOffice.
Getal2	1 of 2. Indien 1 en de gebruiker bevindt zich binnen een bepaalde IP-range (beheertabel IP-ranges waarbij kolom dlhyperlink aangevinkt is ) dan wordt na het kiezen van een enkel document op de fileserver bij een zaak deze geopend door een hyperlink naar dat document i.p.v. te downloaden via de URL-constructie File:/// Let op: kan alleen bij Firefox Indien 2 en de gebruiker bevindt zich binnen een bepaalde IP-range (beheertabel IP-ranges waarbij kolom dlhyperlink aangevinkt is ) dan wordt na het kiezen van een enkel MS-Word of MS-Excel document bij een zaak deze geopend vanaf de fileserver met de Office URI-schemes bijv. ms-word:ofe| u |file:/// Dit kan met elke ondersteunde browser. De bovenliggende zaak mag niet geblokkeerd zijn en - in geval van een geregistreerd document mag deze nog niet verstuurd zijn of definitief zijn. Een compartiment heeft hier toe zijn eigen instelling.
Tekst	Indien gevuld met satellite dan wordt het upload en downloadverkeer van een naar de fileserver via een apart geïnstalleerde satelliet OpenWave gedaan. De fileserver kan dan bereikbaar zijn vanuit de Cloud. Indien NIET gevuld OF indien gevuld met SMBTWO dan verloopt de benadering van de fileserver via SMB2 protocol (of SMB3 …: de serverinstelling is leidend). SMBTWO is het leidende protocol.
Aanvinkvakje	Indien aangevinkt dan kunnen documenten bij een zaak op de fileserver worden geplaatst en opgehaald. De instelling Ophalenviafileserver en OphalenViaDMS kunnen beide waar zijn. Indien de zaak in een compartiment speelt, staan aldaar (beheerportaal-Nieuw) deze instellingen.
OphalenViaFileserver_Domain	Tekst	Indien Ophalenviafileserver aangevinkt dan staat hier de domeinnaam van de fileserver. Indien de zaak in een compartiment speelt, staan aldaar (beheerportaal-Nieuw) deze instellingen.
OphalenViaFileserver_Password	Tekst	Indien Ophalenviafileserver aangevinkt dan staat hier het geëncrypte password voor de fileserver. De encryptiemethode is afhankelijk van de instelling Getal1 Sectie: Encryption en Item: Method. Deze laatste instelling heeft default de waarde 1. Er zijn drie mogelijkheden: 1 = “01_” + het ingevoerde password (plain), 2 = “02_”+ RemCrypt methode op ingevoerde password,3= “03_”+ AES256 encryptie op ingevoerde password (de sleutels hiervan staan in de wave.ini op de server). Indien de zaak in een compartiment speelt, staan aldaar (beheerportaal-Nieuw) deze instellingen.
OphalenViaFileserver_Username	Tekst	Indien Ophalenviafileserver aangevinkt dan staat hier de username voor de fileserver.
OphalenViaFileserver_Wins	Tekst	Indien Ophalenviafileserver aangevinkt dan staat hier het IP-adres van de machine met de Windows Internet Naming Service. Indien de zaak in een compartiment speelt, staan aldaar (beheerportaal-Nieuw) deze instellingen.
Postnooitaangetekend	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt worden de opties voor het aangetekend versturen van post onzichtbaar in de Maakdocument wizard.
RoepnaamIpvTitelInDoclijst	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt toont de (geregistreerde) documentenlijst het veld Roepnaam in plaats van Titel. Als het document een OLO of DSO bijlage betreft, dan worden de voorloop-getallen voor de titel onzichtbaar gemaakt.
SpecialeUploadMappen	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt EN Autorisatiemappen staat NIET aangevinkt dan kijkt het programma bij het uploaden van files naar de fileserver alleen naar de mogelijke doelmappen van Sectie: Aanmaakmappen waarin een '2' voorkomt in Getal2 (dus bijv. 2 of 21 of 42).
StandaardEmailTekstAanhef	Tekst	Wordt gebruikt voor de aanhef van de email die verzonden wordt naar het secretariaat van het bevoegd gezag vanuit de lijst geregistreerde documenten.
StandaardEmailTekstBody	Tekst	Wordt gebruikt voor de body van de email die verzonden wordt naar het secretariaat van het bevoegd gezag vanuit de lijst geregistreerde documenten. De variabelen %zaaknaam%, %module%, %soortvergunning%, %zaakcode%, %lokatie%, %olonummer% worden hierbij onder andere met de juiste gegevens automatisch vervangen.
Info	In deze kolom het domein van OpenWave gevolgd door de variabele %deeplink% dus bijvoorbeeld: https://demo1.open-wave.nl/%deeplink% . %deeplink% wordt automatisch vervangen door bijvoorbeeld omgevingdetail/12345, zodat een hyperlink maar de zaakkaart ontstaat in de email.
StartAutomUploadSchermNaUpload	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt zal dan wordt na het aanwijzen van de te uploaden documenten automatisch het scherm toon uploads bij deze zaak getoond. Het uploaden (afhankelijk van grootte en aantal documenten) kan nog onder water bezig zijn, zodat de kleurbolletjes bij de eerder aangewezen documenten nog op oranje staan (ben bezig). Onderaan het scherm is daarom een refreshknop geplaatst.
Teamzichtbaar	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt is het verplicht om een collegiale toets op een team te zetten en is de behandelaar optioneel. Tevens is in lijst- en detailschermen omtrent collegiale toetsen zichtbaar aan welk team de toets is toegekend.
Toetsermutatie	Aanvinkvakje	Indien aangevinkt is het bij een collegiale toets alleen mogelijk om het veld Opmerking toetser te muteren wanneer de inlogger de toetser is of een beheerniveau van 99 of hoger heeft.
UploadlistMaxHours	Getal1	Indien deze waarde (in uren: mag ook 0.50 zijn) bestaat en groter is dan 0 dan wordt bij het uitschrijven (verversen) van de uploadlijst (dus na het uploaden van documenten naar de fileserver of DMS) de status van de kaarten met klaargezet en wordt momenteel geüpload, veranderd in Mislukt indien hun uploadproces langer geleden is gestart dan het hier ingevulde aantal uren.
WaveBriefNummer	Aanvinkvakje	Als deze instelling staat aangevinkt dan wordt voor ieder gecreëerd document een uniek briefnummer toegekend. Dit briefnummer is in het sjabloon te tonen door de tekst <%teller%> in het sjabloon op te nemen. In de documentnaam is het briefnummer op te nemen door gebruik te maken van de tag %teller% in de te genereren documentnaam. Let op: het briefnummer wordt niet opgeslagen in de database en zal dus enkel in de briefnaam en in het sjabloon zelf getoond worden als het sjabloon/documentnaam de tag %teller% bevat.
Getal1	Bij Getal1 wordt het start getal gedefinieerd/ staat de huidige teller. Deze wordt telkens 1 opgehoogd bij aanmaken van brieven.
Getal2	Getal2 geeft de lengte aan tot waar het unieke briefnummer moet worden aangevuld.
Tekst	Hier kan het masker (2 karakters) worden gezet waarmee het unieke briefnummer begint. Voorbeeld: als Tekst = OW, Getal1 = 2 en Getal2 = 5 dan zal het eerstvolgende unieke briefnummer de waarde hebben van 'OW00003'.