Samenwerkingsfunctionaliteit

Onder een omgevingszaak is de tegel Samenwerkingsruimtes zichtbaar en benaderbaar voor die medewerkers die (beheertegel Functionele rechten) geautoriseerd zijn om de samenwerkingsruimte te zien (tbomgrechten.dlcomgswfvsb). De tegel geeft toegang tot de tabellen tbswfruimte, tbswfoinpartners, tbswfdocumenten, tbswfactieverzoeken en tbswfnotificaties.

Inregelen landelijke samenwerkingsruimte

OpenWave verzorgt het berichtenverkeer van en naar de landelijke samenwerkingsfunctionaliteit op een eigen certificaat (van Rem Automatisering). Bij het certificaat hoort een whitelist die aangeeft welke partners (OIN-nummers) berichten kunnen sturen op dat certificaat.

Noodzakelijke instellingen

Endpoint. In de kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: AlgemeenEndpoint dient het algemene gedeelte van het endpoint van de landelijke samenwerkingsfunctionaliteit te staan bijvoorbeeld https://service.pre.omgevingswet.overheid.nl/overheid/samenwerken/api/behandelen/v4/.

CertificaatPassword. In de kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: CertificaatPassword dient het password van het certificaat gecrypt opgeslagen te worden. Deze gecrypte waarde wordt door REM aangeleverd (en kan niet via userinterface van OpenWave gedecrypt worden). Wordt door Rem geregeld.

CertificaatType. In de kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: CertificaatType dient het type van het certificaat te staan namelijk PKCS12. Wordt door Rem geregeld.

ClientCertificaatNaam. In de kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: ClientCertificaatNaam dient de naam van het certificaat te staan namelijk digikoppeling.open-wave.nl_20210624.p12. Wordt door Rem geregeld.

OIN van zender. In de kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: OINvanZender dient het OIN-nummer te staan van de organisatie die OpenWave gebruikt en die dus in de whitelist voor moet komen. Bijvoorbeeld de omgevingsdienst ODDEVALLEI zal 00000001852282229000 als waarde moeten invullen. Indien vanuit de tegel Samenwerkingsruimte berichten worden verstuurd, dan kan OpenWave - indien de bijbehorende omgevingszaak bij een compartiment hoort - de OINvanZender ophalen uit de compartimentstabel (tbcompartiment.dvswfoinzender).

Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes

Messagelog. Indien de instelling Sectie: SWF en Item: MessageLog_InkomendeActieverzoeken is aangevinkt dan worden de berichten van de operatie Ophalen Inkomende Open Actieverzoeken gelogd in de beheertabel tbmessagelog. Dit is niet altijd nodig en bovendien verzwarend, vandaar deze instelling. Uitgaande berichten naar samenwerkingsfunctionaliteit vanuit de tegel Samenwerkingsruimtes bij een omgevingszaak, worden wel altijd gelogd in de tabel tbmessagelog (mits de instelling Sectie: OWB, Item: MessageLog aangevinkt is).

Key van onbekend lokatieadres.Getal2 van de instelling Sectie: Koppeling ZAAK Item: DummyLokatiePerceelkey moet gevuld zijn met een dnkey uit tbperceeladressen die staat voor een onbekend adres waaraan nieuwe zaken worden gekoppeld bij de operatie inlezen open inkomende actieverzoeken.

Zaaktype bij actieverzoek. In de beheertabel Zaaktypes omgeving moet één (niet vervallen) kaart zijn waarbij Is zaaktype actieverzoek SamenwerkingsFunctionaliteit (dlswfactieverzoek) aangevinkt is. Onder dit zaaktype worden nieuwe binnenkomende open actieverzoeken, waarvoor een nieuwe zaak moet worden aangemaakt, met een nieuwe samenwerkingsruimte geplaatst.

Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes

Naast bovengenoemde instellingen en condities zoals verder per blok op deze pagina beschreven, wordt er voor ALLE aanroepen naar de SWF toe vanuit OpenWave een OIN van zender bepaald. Dit is het OIN-nummer van de organisatie die de aanroep initieert en zal zoals bovenstaand genoemd bij Noodzakelijke instellingen, moeten voorkomen in de whitelist om ook de aanroep te mogen doen naar de SWF.

Het kan per OpenWave installatie verschillen of er altijd 1 OIN van zender is of dat dit per zaak kan verschillen. Indien men met 1 organisatie in OpenWave werkt dan was het voorheen voldoende om de configuratie instelling zoals hierboven beschreven, ingesteld te hebben.
Dit is vanaf 1.30 veranderd voor zaken aangemaakt o.b.v. een SWF actieverzoek: voor de eigen organisatie dient vinkje Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij uitvoerende instantie van de zaak als Ontvanger in de OIN-tabel gezet te worden.
Hetzelfde geldt als met meer dan 1 gemeente in dezelfde OpenWave omgeving gewerkt wordt, er met compartimenten gewerkt wordt en/of als er zowel een gemeente als een uitvoerende instantie in dezelfde OpenWave omgeving werkt. De aanroepen naar SWF zullen afhankelijk van de zaak waarin gewerkt wordt met een andere OIN van zender moeten gebeuren: het is niet de bedoeling dat dan voor zaak van organisatie 1, de aanroep naar SWF gebeurt met het OIN-nummer van organisatie 2.
Om dit correct te laten gebeuren dient voor alle organisaties waarvoor de OpenWave omgeving actieverzoeken ontvangt, vinkje Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij uitvoerende instantie van de zaak als Ontvanger in de OIN-tabel gezet te worden.
Indien gewenst kan men in de OIN-tabel het vinkje Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij bevoegd gezag van de zaak als Vrager aanvinken bij alle organisaties van wie er actieverzoeken uitgezet zijn naar de eigen organisatie. Mocht er namens deze organisaties een actieverzoek binnenkomen dan zal bij de nieuw aan te maken zaak deze organisatie gevuld worden in het veld Bevoegd gezag.

Indien de bovenliggende zaak uit het DSO komt dan zal in het detailscherm het bevoegd gezag en/of de uitvoerende instantie gevuld zijn (wordt gevuld bij verwerken DSO verzoek).
Indien de zaak is aangemaakt op basis van een actieverzoek uit het SWF dan is (mits zo ingesteld zoals beschreven in bovenstaande alinea) het bevoegd gezag en/of uitvoerende instantie ook gevuld voor de zaak maar zal vanaf versie 1.30 het veld Bevoegd gezag hernoemd zijn naar Vragende instantie en Uitvoerende instantie hernoemd zijn naar Ontvangend instantie.
Is er niets ingesteld voor SWF zaken en/of is het geen DSO dan wel SWF zaak dan zal bevoegd gezag en uitvoerende instantie niet automatisch gevuld worden door de programmatuur.

In het kort is de logica bij het bepalen van OIN van zender voor alle SWF aanroepen als volgt:

indien de uitvoerende instantie/ ontvangende instantie gevuld is van de zaak waaronder de SWF-ruimte plaats vindt, dan haalt het programma het OIN-nummer van de uitvoerende instantie op in tboin en gebruikt deze als OIN van zender

indien de uitvoerende instantie/ ontvangende instantie LEEG is bij de zaak waaronder de SWF-ruimte plaats vindt, maar het bevoegd gezag/ vragende instantie is WEL gevuld, dan haalt het programma het OIN-nummer van het bevoegd gezag op in tboin en gebruikt deze als OIN van zender

indien zowel de uitvoerende instantie als het bevoegd gezag LEEG is bij de zaak waaronder de SWF-ruimte plaats vindt, dan kijkt het programma naar de gemeente waarin de zaak zich afspeelt en gaat via de gemeentecode proberen het OIN-nummer op te halen in tboin. Wordt deze niet gevonden dan kan de aanroep NIET plaatsvinden.

Zie ook schematisch weergeven de logica met als voorbeeld SWF-ruimte aanmaken:

Belangrijk voor ALLE organisaties

Het is dus zeer belangrijk dat de organisaties in de OpenWave omgeving voorkomen in tboin (tegel OIN nummers in beheerportaal-Nieuw). Voor alle via DSO binnengekomen zaken zullen de aanroepen naar SWF altijd goed gaan met bovenstaande logica. Immers dan is altijd de uitvoerende instantie en/of het bevoegd gezag gevuld. Voor de handmatig aangemaakte zaken zal het bevoegd gezag en/of de uitvoerende instantie niet standaard gevuld zijn. Het is aan te raden dit door de behandelaar van de zaak te laten vullen.

Voor de zaken die aangemaakt worden n.a.v. binnenkomende SWF-actieverzoeken is het instelbaar om het bevoegd gezag/vragende instantie of uitvoerende instantie/ontvangende instantie automatisch te laten vullen. In het beheerportaal-Nieuw is onder tegel OIN nummers per eigen organisatie aan te geven of automatisch het bevoegd gezag, of de uitvoerende instantie gevuld moet worden bij het aanmaken van een SWF advieszaak in OpenWave.

Acties bij de samenwerkingsruimte

Aanmaken SWF ruimte

Voor het aanmaken van een SWF ruimte mag de omgevingskaart niet geblokkeerd zijn en het compartiment moet kloppen.
Een medewerker die geautoriseerd is om een nieuwe samenwerkingsruimte aan te maken (tbomgrechten.dlcomgswfins) kan vanuit de lijst achter de tegel Samenwerkingsruimtes op een omgevingsportaal een nieuwe ruimte creëren. Dat gaat in twee stappen.

Eerst wordt de ruimte in OpenWave gemaakt (een kaart in de tabel tbswfruimte). Hierbij:

wordt de Bron (dvbronVerzoek) alleen gevuld met de waarde ‘DSO_LV’ indien de zaak in OpenWave een DSO-zaak betreft (dus projectid gevuld). In alle andere gevallen blijft deze kolom leeg.

wordt het verzoekNummer (dvverzoeknummer) gevuld met het DSO-verzoeknummer indien de zaak een DSO-zaak is: in alle andere gevallen blijft deze kolom leeg

Vervolgens kan vanuit het detailscherm de ruimte in de landelijke DSO-samenwerkingsruimte worden gemaakt. Is dat laatste gelukt dan wordt in de OpenWave tabel de kolom SWF id automatisch gevuld met de landelijke identificatie. Dan wordt o.a. ook automatisch de SWF creatiedatum en einddatum gevuld.

Indien de kolom SWF id gevuld is, dan is de kaart niet muteerbaar in OpenWave en een getrouwe afspiegeling van de landelijke samenwerkingsruimte.

Zolang de kolom SWF id nog niet is gevuld, kan de kaart verwijderd worden uit OpenWave (tbomgrechten.dlcomgswfdel). Indien de kolom SWF id wel is gevuld dan kan de kaart alleen verwijderd worden indien ook landelijke de samenwerkingsruimte is beëindigd: de kolom tbswfruimte.ddverwijderd wordt daarbij gevuld.

Een SWF ruimte heeft een status/toestand: voorheen waren de opties voor de status OPEN of GESLOTEN. Daar is vanaf 1.32 (SWF v5 versie) bijgekomen de status INITIALISATIE. De status INITIALISATIE wordt door het SWF zelf aan de SWF ruimte gegeven. En wordt toegepast in de volgende twee situaties:

1. direct na het starten van de samenwerking waarbij ook het verzoek wordt opgehaald (alleen indien verzoeknummer is gevuld bij de SWF ruimte), en

2. als (een aanvulling op) een verzoek wordt opgehaald

De status INITIALISATIE geeft aan dat nog het een ander klaargezet wordt in het SWF en dat het beter is te wachten totdat de status weer op OPEN staat alvorens documenten op te halen. Een aantal acties zijn niet mogelijk als de SWF ruimte status INITIALISATIE heeft:

De samenwerking sluiten

Het ophalen van een aanvulling op een verzoek starten

OpenWave geeft nette meldingen mocht zo'n actie toch worden uitgevoerd. Het verversen van de SWF ruimte (al dan niet handmatig) zorgt ervoor dat zodra het SWF de ruimte weer op OPEN zet, dit ook in OpenWave zichtbaar wordt. Indien het programma bij het verversen tot de constatering komt dat de landelijke ruimte niet meer bestaat (respons errorcode 404), dan wordt de kolom tbswfruimte.ddverwijderd gevuld met timestamp van dat moment en de status (dvstatus) wordt op GESLOTEN gezet. Deze kolom ddverwijderd kan ook weer worden leeggemaakt indien bij een volgende synchronisatie-actie de ruimte toch weer blijkt te bestaan. Ook de status zal in deze gevallen hersteld worden naar OPEN.

Knoppen op detailkaart van de SWF ruimte

Op de detailkaart van een samenwerkingsruimte in OpenWave zijn linksonder vier knoppen:

Aanmaken ruimte in SWF (zie hierboven).

Beëindigen ruimte in SWF. Hiermee wordt de landelijke op beëindigd gezet, waarna - bij succes - de kolom tbswfruimte.ddverwijderd wordt gevuld. Deze knop is alleen zichtbaar en enabled indien:

compartiment ok

tbswfruimte.ddverwijderd is null

Status is GESLOTEN

bovenliggende omgevingszaak niet geblokkeerd

de medewerker het afsluitrecht heeft (tbomgrechten.dlcomgswfafs)

aangemaakt door organisatie OIN is gelijk aan kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: OINvanZender OF - indien de zaak speelt in een compartiment - gelijk aan tbcompartiment.dvswfoinzender. Dus alleen de organisatie die de landelijke ruimte heeft gecreëerd kan deze ook verwijderen.

Status van de ruimte op GESLOTEN zetten. Deze knop is alleen zichtbaar en enabled indien:

compartiment ok

tbswfruimte.ddverwijderd is null

status is OPEN (Let op: vanaf 1.32 kan de status van een ruimte (SWF v5) ook INITIALISATIE zijn. In dit geval mag men de ruimte niet sluiten)

de medewerker het afsluitrecht heeft (tbomgrechten.dlcomgswfafs)

bovenliggende omgevingszaak niet geblokkeerd

aangemaakt door organisatie OIN is gelijk aan kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: OINvanZender OF - indien de zaak speelt in een compartiment - gelijk aan tbcompartiment.dvswfoinzender. Dus alleen de organisatie die de landelijke ruimte heeft gecreëerd kan de status op GESLOTEN zetten.

Synchroniseren van gegeven met landelijke ruimte. Deze knop is alleen zichtbaar en enabled indien:

compartiment ok

bovenliggende omgevingszaak niet geblokkeerd.

Voor de documenten, actieverzoeken en notificaties geldt dat indien tijdens het verversen (synchroniseren) blijkt dat een verzoek of document of notificatie niet meer bestaat in het SWF, deze regel in OpenWave een rood bolletje krijgt (onderliggend wordt de kolom dlinswf gevuld met F). De historie blijft zo bestaan.

Sluiten en verwijderen van de SWF ruimte

Het sluiten van de SWF ruimte betekent het zetten van status = GESLOTEN. Maar zal niet resulteren in het daadwerkelijk verwijderen van de ruimte in het SWF. Het sluiten van de SWF ruimte is niet mogelijk als er bij het SWF nog openstaande actieverzoeken bestaan in de ruimte. Bij het uitvoeren van de wizard voor afsluiten van de SWF ruimte zal de wizard de door het SWF doorgegeven foutmelding tonen aan de medewerker mocht het afsluiten van de ruimte niet lukken.

Het Beëindigen van de ruimte in het SWF kan pas als de status gesloten heeft en zorgt voor het daadwerkelijk verwijderen van de ruimte in het SWF.

Aanwijzen/Wijzigen van de samenwerkingspartners

Als de (landelijke) samenwerkingsruimte is aangemaakt en nog open staat moet aangegeven worden aan welke ketenpartners straks een of meer actieverzoeken worden verzonden. Op het detailscherm van de samenwerkingsruimte is hiertoe het blok Ketenpartners. De insertknop is zichtbaar indien:

de medewerker insertrechten op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfvsb) heeft

de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd

de aanmaker van de samenwerkingsruimte (tbswf.dvaangemaaktdooroinin) dezelfde is als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes).

Met de insertknop kan een ketenpartner gekozen worden uit de beheertabel tboin waarvoor geldt:

dat de OIN-organisatie nog niet is vervallen

EN dat de eigenschap SWF is aangevinkt (is partner samenwerkingsfunctionaliteit: dlswf)

EN dat het OIN-nummer ongelijk is aan de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes)

EN dat het OIN nog niet is toegevoegd bij de betreffende samenwerkingsruimte.

Daarnaast dient een privilege toegekend te worden aan de partner (BT = beperkte toegang en VT = volledige toegang). Dit privilege wordt vergeleken met de vertrouwelijkheidaanduiding van een geüpload document. Een ketenpartner met Beperkte Toegang die documenten opvraagt van een samenwerkingsruimte, zal alleen de documenten met Regulier Vertrouwelijk zien.

Indien succesvol (hetgeen betekent dat ook de landelijke SWF de partner heeft geaccepteerd) wordt een kaart aangemaakt in tbswfoinpartners bij de betreffende samenwerkingsruimte.

Voor het verwijderen van een ketenpartner dient de medewerker het afsluit/verwijderrecht in SWF te hebben op de samenwerkingsruimte (tbomgechten.dlcomgswfafs).

Wijzigen privilege van samenwerkingspartner

In het blok Ketenpartners is de knop Wijzig ketenpartner privilege zichtbaar indien:

de medewerker wijzigrechten op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfedt) heeft

de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd

men de aanmaker van de samenwerkingsruimte is: de aanmaker van de samenwerkingsruimte (tbswf.dvaangemaaktdooroinin) moet dezelfde zijn als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes).

De knop start een wizard waarmee het gewenste privilege opgegeven kan worden voor de ketenpartner. Bij uitvoeren van de wizard zal aan het SWF dit nieuw opgegeven privilege worden doorgegeven. Let op: er is helaas geen verversactie voor de Ketenpartnerlijst bij een SWF-ruimte. Het aanpassen van het privilege zal pas voor de medewerker zichtbaar zijn na draaien van Task SynchroniseerOpenSWFRuimtes. Voor het instellen van de task scheduler zie pagina Taskscheduler.

SWF Documenten functionaliteit

OpenWave kijkt voor de documentfunctionaliteit alleen naar het recht om de samenwerkingsruimte te zien (tbomgrechten.dlcomgswfvsb). M.u.v. het verwijderen van documenten in het SWF (zie kopje Verwijderen).

Uploaden

Als de (landelijke) samenwerkingsruimte is aangemaakt kunnen documenten geüpload worden. Op het detailscherm van de samenwerkingsruimte is hiertoe het blok Documenten aanwezig. Met de uploadknop (mits de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd) wordt een wizard gestart waarmee de medewerker een of meer documenten kan aanwijzen. Dat kunnen één of meerdere documenten tegelijk zijn die of op de eigen device staan of uit de geregistreerde documentenlijst komen bij dezelfde omgevingzaak. In het laatste geval kan alleen een keuze gemaakt worden uit die documenten waarvoor geldt dat ze niet zelf uit het SWF afkomstig zijn (tbcorrespondentie.Dvswfdocumentid moet leeg zijn) en dat het document vrij moet zijn (dvdocplaats =(S)erver) en niet vervallen. En dat het document niet al bestaat in de SWF-ruimte.
De medewerker dient ook per document aan te geven of het document Strikt Vertrouwelijk of Regulier Vertrouwelijk is. Strikt vertrouwelijke documenten kunnen alleen gezien worden door ketenpartners met het privilege Volledige Toegang.
Bij de keuze uploaden van eigen device is de default instelling Regulier vertrouwelijk (de medewerker moet op het rode uitroepteken klikken om dit te veranderen voor een document).
Bij een document hoort een beschrijving. Nummer en Kenmerk zijn niet verplicht.

Het uitvoeren van de wizard start een zogenaamde runnable waarmee op de achtergrond het proces draait om het aangewezen document/de aangewezen documenten naar het SWF te uploaden. Door verversen van de documentenlijst bij de SWF ruimte kan men controleren wat de upload status is: de groene vinkjes/rode kruisjes geven na verversen aan of het uploaden gelukt is. Tevens kan men in de messagelog controleren wat er fout gaat indien het uploaden niet gelukt is.

De documenten die in de landelijke SWF staan worden in OpenWave gesynchroniseerd in de tabel tbswfdocumenten. Daar is ook de identifier zichtbaar waaronder het document landelijk bekend is.

Mits de instelling Sectie: SWF Item: AlleenOWbestanden aangevinkt is dan zal de wizard voor het uploaden van bestanden gebruikers direct doorsluizen naar de lijst geregistreerde bestanden zodat het niet mogelijk is om lokale bestanden te kiezen.

Downloaden

Met de downloadknop kan een document naar de device van de medewerker worden gedownload. Vooralsnog wordt het gedownloade document dus niet automatisch in de documentopslag van OpenWave (fileshare of DMS) geplaatst. Zie daarvoor de knop hieronder: Doorzetten naar documentopslag + registreren

N.B. Indien het om een Strikt vertrouwelijk document gaat dient men OF de initiator van de SWF-ruimte te zijn, OF een ketenpartner met privilege Volledige toegang om het document te mogen downloaden. Aan de medewerker wordt in dit geval een melding getoond met de boodschap dat het document niet te downloaden is vanwege bovengenoemde reden.

Downloadcentrum

OpenWave kreeg een -1 time-out melding bij het ophalen van bestanden vanaf een bepaalde grootte. Om dit probleem tegen te gaan is er een Downloadcentrum ontwikkeld. Deze werkt als een runnable waardoor grote bestanden op de achtergrond binnengehaald kunnen worden.

In de configuratietabel is een item opgenomen bij de SWF om het Downloadcentrum te kunnen gebruiken, namelijk Sectie: SWF, Item: DocViaDownloadcentrum. Als dit item aan staat en als het 2e, 6e, en 10e parameter de waardes: “swf”, “plaatsopmap” en “true” bevat dan zal de download geschieden via het Dowloadcentrum. Dat betekent dat alle documenten die men download uit een Samenwerkingsruimte niet meer direct opgehaald zullen worden, maar in het centrum geplaatst worden. De bestanden zijn vervolgens rechtsboven in het via het downloadcentrum menu op te halen. Staat het configuratie-item uit, dan komen kleine bestanden in de SWF-ruimte terecht maar worden grote bestanden niet opgehaald. Het is momenteel niet mogelijk om documenten op basis van grootte te scheiden omdat de Landelijke SWF niet meestuurt hoe groot een bestand is.

Synchroniseren

De synchroniseerknop haalt alle (metadata van alle) documenten bij de betreffende samenwerkingsruimte op, waarmee de lijst in OpenWave gelijk wordt gemaakt aan de lijst in de landelijke ruimte. Immers ketenpartners kunnen documenten hebben toegevoegd of gewijzigd.

Verwijderen

De verwijderknop zal naast het verwijderen van het SWF document in OpenWave, ook het document in de SWF ruimte verwijderen. Mits het document uiteraard ook voorkomt in de SWF ruimte. Het is alleen mogelijk om een document te verwijderen uit de SWF ruimte indien de actie gedaan wordt namens de organisatie die:

OF de initiator is van de SWF ruimte

EN/OF de organisatie is die het document heeft geüpload

Verder mag uiteraard de zaak niet geblokkeerd zijn, moet de medewerker verwijderrechten hebben (tbomgrechten.dlcomgswfdel) en (indien van toepassing) aan de compartimentsvoorwaarden voldoen.

OpenWave zal het document verwijderen bij het SWF en indien succesvol, ook in de OpenWave tabel tbswfdocumenten.
Indien er van het document een registratie is in tbcorrespondentie, dan zal voor de registratie de verwijzing naar SWF weggehaald worden:

Het veld voor indicatie komt document uit OLO/DSO of SWF (dvuitolodsoswf) leeggehaald worden

Het veld (niet zichtbaar in het detailscherm van geregistreerd document) met SWF documentid (dvswfdocumentid) leeggehaald worden

De registratie zelf wordt niet verwijderd. Het document wordt uiteraard niet verwijderd uit de documentopslag.

Doorzetten naar documentopslag + registreren

Indien er gebruik wordt gemaakt van documentregistratie in OpenWave, dan kunnen de aangevinkte documenten met behulp van deze knop doorgezet worden naar de documentopslag (fileshare/DMS).

Voor het automatisch registreren van SWF documenten zal gekeken worden of de instelling Sectie: DocumentRegistreren, Item: AlleGeselecteerdeSWFUploads aan staat. Bij een compartiment zal gekeken worden of “Geselecteerde SWF uploads automatisch registreren?” aangevinkt is.

In de lijst met SWF documenten wordt bij kolom Reg? aangegeven of het document al geregistreerd staat bij de zaak (er komt een kaart voor in tbcorrespondentie met overeenkomend Doc id SWF). Zo ja dan staat er een groen vinkje, anders een rood kruisje.

Men kan 1 of meer documenten aanwijzen alvorens op de knop te klikken. Er wordt altijd een scherm getoond met:

indien de medewerker behoort tot de organisatie die initiator is van de SWF-ruimte OF tot een ketenpartner organisatie behoort met privilege is Volledige Toegang:

een melding dat klikken op Uitvoeren het proces van doorzetten naar documentopslag + registreren gestart wordt

indien de medewerker behoort tot een ketenpartner organisatie met privilege is Beperkte Toegang:

een melding dat klikken op Uitvoeren het proces van doorzetten naar documentopslag + registreren gestart wordt maar alleen voor de documenten met vertrouwelijkheid Regulier Vertrouwelijk

indien er een fout optreedt waardoor de documenten niet doorgezet kunnen worden:

een melding dat er geen doorzet kan plaatsvinden. Men kan vervolgens alleen nog Annuleren.

De wizard zal voor de documenten die nog niet voorkomen in tbcorrespondentie, deze doorzetten naar fileshare dan wel DMS en indien gelukt daarna een kaart aanmaken in tbcorrespondentie.

De doelmap op de fileshare wordt bepaald door de instelling Sectie: AanmaakMappen en Item: (begint met) Omgeving_ EN Getal2 heeft waarde 1 (waarbij de substring %zaakjaar% en %zaaknr% gesubstitueerd worden door zaaknummer en jaar van de betreffende omgevingzaak).
Indien geen satellite dan is de bestemming gelijk aan de doelmap (zowel voor host als voor compartiment).
Bij de combinatie compartiment en satellite wordt de bestemming bepaald door de inhoud van de kolom dvsatellitedocroot van het betreffende compartiment gevolgd door de doelmap waar de string docroot dan weer uitgehaald is. De docroot is de inhoud van de kolom Tekst van instelling Sectie: Documenten Item: Documentroot

In de lijst Geregistreerde Documenten zijn de aangemaakte kaarten terug te vinden.

Documenttype wordt gedefinieerd in kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: Documenttype (vanaf versie 1.29.3) De defaultwaarde is:SWF.
De vertrouwelijkheid van de documenten wordt als volgt bepaald:

indien instelling Sectie: SWF, Item: vertalingVertrouwelijkheid bestaat dan wordt in Getal1 van deze instelling de dnkeyvertrouwelijkheid verwacht voor SWF document vertrouwelijkheid SV (strikt vertrouwelijk) en bij Getal2 de dnkeyvertrouwelijkheid voor RV (Regulier vertrouwelijk)

indien bovengenoemde instelling niet bestaat en/of er wordt geen vertrouwelijkheid gevonden op basis van de instelling, dan valt het programma terug op de default vertrouwelijkheid voor DSO documenten: instelling Sectie: KoppelingDOCNAARDMS, Item: OloVertrouwelijkheid (voor compartimentzaken geldt waarde van veld tbcompartiment.dvolodsovertrouwelijkheid)

Wijzigen vertrouwelijkheid van document

Met de wijzigknop kan de vertrouwelijkheid van het document in de SWF-ruimte gewijzigd worden. De wijzigknop is zichtbaar indien:

de medewerker wijzigrechten op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfedt) heeft

de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd

het document aangemaakt is in het verleden door de organisatie die de documentvertrouwelijkheid probeert te wijzigen: de organisatie die probeert te wijzigen moet dezelfde zijn als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes) en die moet overeenkomen met originele aanmaker van het document.

De knop start een wizard waarmee de gewenste vertrouwelijkheid opgegeven kan worden voor het document. Bij uitvoeren van de wizard zal aan het SWF de nieuwe vertrouwelijkheid worden doorgegeven.
Let op: Het aanpassen van de vertrouwelijkheid zal pas zichtbaar zijn na verversen van de documenten in SWF. Dit kan bijvoorbeeld door klikken op de verversknop onderaan de lijst.
N.B. het is niet zo dat de vertrouwelijkheid in de eventueel in OpenWave corresponderende documentregistratie (en/of DMS opslag) wordt aangepast! Indien men daar de vertrouwelijkheid zou willen wijzigen, dan zal dit handmatig moeten worden uitgevoerd door de medewerker.

Toevoegen extern contactpersoon aan zaak

In het detailscherm van de SWF ruimte is een knop waarmee handmatig het externe contactpersoon van de SWF ruimte toegevoegd kan worden aan de omgevingszaak.

De knop is zichtbaar indien de medewerker het recht heeft om contactpersonen te koppelen (tbomgrechten.dlcomgcadins).

De wizard is uit te voeren indien:

De hoofdzaak niet geblokkeerd is;

De medewerker de juiste compartimentsrechten heeft;

De medewerker het recht heeft om contactpersonen te koppelen (tbomgrechten.dlcomgcadins);

Er bij het beheer een adresrol bestaat waarbij het vinkje Is rol voor extern contactpersoon uit de SWF ruimte (dlswfexterncontact) aanstaat. Let op: dit is slechts bij één adresrol aan te vinken.

De naam en het e-mailadres van het externe contactpersoon in de SWF ruimte gevuld is.

Het contactpersoon reeds bij de zaak is toegevoegd.

De wizard maakt een afweging of er een nieuw contactpersoon moet worden aangemaakt of dat er een bestaand contactpersoon (indien aanwezig) gekoppeld moet worden aan de zaak. Deze afweging wordt gemaakt aan de hand van de instelling Sectie: DSO en Item: AltijdNieuwNNP.

Indien deze instelling aanstaat wordt er bij het uitvoeren van deze wizard altijd een nieuw contactpersoon aangemaakt. Indien deze instelling niet aanstaat komt er een controle of er reeds een contactpersoon bestaat in tbcontactadressen met de achternaam en het e-mailadres van het contactpersoon in de samenwerkingsruimte. Indien dit het geval is wordt dat contactadres gekoppeld aan de zaak en worden eventueel afwijkende waarden overschreven met de waarden uit de samenwerkingsruimte.

Indien er nog geen contactadres bestaat met deze waarden OF bovenstaande instelling staat aan dan zal er een nieuw contactadres aangemaakt worden waarbij de achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de bedrijfsnaam van het contactadres gevuld worden met de waarden uit de samenwerkingsruimte.

Uitgaande Actieverzoeken

Als de (landelijke) samenwerkingsruimte is aangemaakt en nog open staat kunnen één of meer actieverzoeken worden verstuurd naar één van ketenpartners van de samenwerkingsruimte met een titel en een beschrijving. In het geval dat men niet de aanmaker van de SWF ruimte is, kan men ook een actieverzoek versturen aan de initiator van de SWF ruimte.

Op het lijstscherm zijn de volgende knoppen zichtbaar en enabled:

De insertknop waarmee een nieuw actieverzoek gemaakt kan worden (met tbswfactieverzoeken.dluitgaand = T) is zichtbaar en enabled indien:

de medewerker insertrechten heeft op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfvsb)

de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd en nog OPEN staat

het OIN nummer van de aanmaker van het verzoek moet gelijk zijn aan de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes). De organisatie waarmee het actieverzoek wordt aangemaakt kan de aanmaker van de samenwerkingsruimte zijn maar dat hoeft niet (kan ook een van de ketenpartners zijn die een actieverzoek heeft ontvangen)

compartiment ok en bovenliggende zaak niet is geblokkeerd.

Verversknop (synchroniseer met landelijke ruimte)is zichtbaar en enabled indien:

compartiment ok en bovenliggende zaak niet is geblokkeerd

de SWF-ruimte nog NIET is beëindigd.

Op het detailscherm zijn de volgende knoppen zichtbaar en enabled indien:

Actieverzoek gereedmelden is zichtbaar en enabled indien:

het actieverzoek nog in de landelijke SWF aanwezig is

de status van de actie op OPEN staat

de medewerker muteerrechten heeft op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfedt)

de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd en nog OPEN staat

de ontvanger van het actieverzoek (tbswfactieverzoeken.dvontvangeroin) dezelfde is als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes)

compartiment ok en bovenliggende zaak niet is geblokkeerd.

Met het gereedmelden wordt de status van het actieverzoek: GEREED

Actieverzoek intrekken is zichtbaar en enabled indien:

het actieverzoek nog in de landelijke SWF aanwezig is

de status van de actie op OPEN of GEREED staat

de medewerker muteerrechten heeft op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfedt)

de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd en nog OPEN staat

de zender van het actieverzoek (tbswfactieverzoeken.dvzenderoin) dezelfde is als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes)

compartiment ok en bovenliggende zaak niet is geblokkeerd.

Met het intrekken wordt de status van het actieverzoek: INGETROKKEN.

Inkomende Open Actieverzoeken

Zie voor schema: SWF Verwerking Inkomende Actieverzoeken

Op het operationsportaal onder de kolom Import is een tegel gedefinieerd Ophalen SWF Open Actieverzoeken. De actie achter deze tegel haalt alle inkomende openstaande actieverzoeken op uit de landelijke SWF voor de OpenWave installatie.

Indien de medewerker:

GEEN lid van een compartiment is, dan worden de berichten opgehaald die verzonden zijn naar:

het OIN-nummer gedefinieerd in kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: OINvanZender

EN naar de OIN-nummers (gescheiden door puntkomma) gedefinieerd in kolom Info van de instelling Sectie: SWF en Item: OINvanZender. Bedoeld voor de situatie van een samenwerkingsverband, zoals de BEL-combinatie, die zowel een overkoepelend OIN-nummer hebben als individuele gemeentelijke OIN-nummers.

WEL lid van een compartiment is dan worden de berichten opgehaald die verzonden zijn naar de OIN-nummers (gescheiden door puntkomma) gedefinieerd in kolom tbcompartiment.dvswfoinzender van het betreffende compartiment. Bedoeld voor die situatie waarbij een compartiment uit een samenwerkingsverband bestaat (Over-Gemeente).

De actie achter de tegel kan ook gescheduled aangeroepen worden (zie:Taskscheduler). De robot haalt in dat geval alle berichten op die verzonden zijn naar:

het OIN-nummer gedefinieerd in kolom Tekst van de instelling Sectie: SWF en Item: OINvanZender

EN naar de OIN-nummers (gescheiden door puntkomma) gedefinieerd in kolom Info van de instelling Sectie: SWF en Item: OINvanZender

EN naar de OIN-nummers (gescheiden door puntkomma) gedefinieerd in kolom tbcompartiment.dvswfoinzender van alle niet vervallen compartimenten.

Het programma redeneert voor de verwerking van die berichten als volgt: eerst zoekt OpenWave of het actieverzoek al bestaat in de bestaande kaartenbak van tbswfactieverzoeken. Maar alleen in de kaarten die dlUitgaand op F(alse) hebben staan. Immers binnen een samenwerkingsverband kan de ene gemeente een actieverzoek aan de andere uit doen gaan.

Indien het actieverzoek reeds bestaat in OpenWave (tbswfactieverzoeken.dvactieverzoekid) dan wordt deze kaart ververst.

Indien het actieverzoek nog niet bestaat in OpenWave, maar de bijbehorende samenwerkingsruimte wel (tbswfruimte.dvsamenwerkingid), dan wordt het nieuwe actieverzoek toegevoegd aan die bestaande SWF-ruimte in OpenWave (met dluitgaand = F). Hierop is de uitzondering indien de instelling Sectie: SWF en Item: ActieverzoekNwezaak aangevinkt is: dan wordt altijd een nieuwe zaak aangemaakt en de SWF-ruimte gedupliceerd. Voor compartimenten is hiertoe de kolom tbcompartiment.dlActieverzoekNwezaak.

Indien zowel het actieverzoek als de samenwerkingsruimte nog niet bestaat (of ingesteld dat er altijd een nieuwe zaak gemaakt moet worden), dan wordt:

een nieuwe zaak gemaakt in tbomgvergunning met als zaaktype de (unieke, niet vervallen) kaart uit tbsoortomgverg waarvoor geldt dat de kolom Is zaaktype actieverzoek SamenwerkingsFunctionaliteit (dlswfactieverzoek) aangevinkt is (zie schema voor meer adequate beschrijving). De behandelaar van deze zaak is de default behandelaar zoals aangegeven bij het zaaktype. Is deze niet gevuld dan zet de programmatuur als behandelaar de ingelogde medewerker die de openstaande actieverzoeken heeft binnen gehaald

Is zaaktype actieverzoek SamenwerkingsFunctionaliteitSWF Afwijkende Zaaktypes

deze nieuwe zaak wordt gekoppeld aan de locatie met tbperceeladressen.dnkey = Getal2 van de instelling Sectie: Koppeling ZAAK Item: DummyLokatiePerceelkey. Bij compartimenten kijkt OpenWave naar tbcompartiment.dnkeyswfdummyadres

aan deze nieuwe zaak wordt de samenwerkingsruimte gekoppeld, die bij het actieverzoek hoort. Deze samenwerkingsruimte is dus door een externe partij aangemaakt

bij de nieuwe samenwerkingsruimte worden alle op dat moment bekende ketenpartners van de SWF ruimte opgenomen in de tabel tbswfoinpartners. De ketenpartners zijn daarmee zichtbaar in het blok Ketenpartners in het detailscherm van de samenwerkingsruimte

aan de nieuwe samenwerkingsruimte wordt het actieverzoek gekoppeld (met dluitgaand = F). De medewerker kan zelf bij de samenwerkingsruimte de documenten ophalen

wanneer bij het zaaktype de verplichte adressoort (rol) is gevuld, dan wordt de OIN van de zender van het actieverzoek opgezocht in de beheertabel tboin. Indien aldaar de kolom ID uit tbcontactadressen t.b.v. aanvrager bij nieuwe zaak op basis actieverzoek is gevuld (met een dnkey uit tbcontactadressen), dan wordt bij de nieuwe omgevingszaak dit contactadres toegevoegd onder de gevonden adresrol van het zaaktype. LET OP: indien gebruik gemaakt wordt van een DMS dan zal het contactadres-ID gevuld moeten worden bij alle Samenwerkingspartners.

wanneer voor de OIN van zender in de beheertabel tboin het vinkje Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij uitvoerende instantie van de zaak als Ontvanger aangevinkt is, dan wordt de OIN van zender overgenomen in tbomgvergunning.dnkeyoinuitvinst (is de Ontvangende instantie)

wanneer voor de organisatie van wie het actieverzoek afkomstig is in de beheertabel tboin het vinkje Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij bevoegd gezag van de zaak als Vrager is, dan wordt het deze organisatie overgenomen in tbomgvergunning.dnkeyoinbevgez (is de Vragende instantie).