Vernietigingslijst

Via het beheerportaal-Nieuw kan met de tegel Operations doorgeklikt worden naar het Operationsportaal. Daarin is de tegel Vernietigingslijst opgenomen. In deze lijst staan de zaken klaar die vernietigd kunnen worden op grond van de bewaartermijnen ingegeven bij de combinatie zaaktype en resultaat. Daartoe wordt de tabel tbtevernietigen gevuld met daarin de verwijzingen naar de te vernietigen zaken.
Het fysiek vernietigen betekent vernietigen van de zaken waarnaar wordt verwezen in de lijst, waarvan de kolom Akkoord inspecteur een gevulde datum heeft. Alle bijbehorende documenten worden daarbij ook verwijderd in zoverre deze zich op de fileshare bevinden. Documenten die in een DMS staan blijven onaangeroerd. OpenWave zendt geen verwijderzaak bericht naar het DMS. De vernietigingstabel kan alleen door middel van de knoppen linksonder worden gevuld en geleegd.

Het gaat daarbij om zaken uit de hoofdtabellen (tbomgvergunning, tbhandhavingen, tbovvergunningen en tbhorecavergunningen, tbmilvergunningen) EN om de deelzaken inspecties (tbinspecties). Bij inspectiezaken gaat het alleen om die zaken waarvoor geldt dat de aanleiding van de inspectie verwijst naar een kaart in tbinspaanleiding met de eigenschap is hoofdzaak (dlhoofdzaak = 'T'). De bewaartermijnen bij inspectiezaken komen uit de koppeltabel tbaardbesuitsoortinsp (tbaardbesluit en tbinspaanleiding) die benaderd wordt vanuit de detailpagina van een soort inspectietraject (tbinspaanleiding) in beheerportaal Zaakbeheer. Om de inspectiekaarten naar deze koppeltabel te laten verwijzen bij het vullen van inspectieresultaat dient de kolom Getal1 van de aangevinkte instelling Sectie: Inspecties en Item: ResultaatVerplichtBijAfsluiten de waarde 1 te hebben. Anders (wel aangevinkt, maar een andere waarde dan 1) verwijst het inspectieresultaat naar de tabel tbinspresulaat en die heeft geen bewaartermijnen.

Bewaar/vernietig-informatie op detailpagina's per zaak

Behalve op vernietigingslijst is per zaak ook informatie te zien en te beïnvloedden met betrekking tot de bewaartermijnen. Op de detailpagina van een zaak kan het blok TMLO zichtbaar worden gemaakt. Dit gebeurt door het aanvinken van de instellingen:

Sectie: TMLO en Item: Omgeving (en/of Item: handhaving, horeca, apv/overig, info, bouwsloop, milieugebruik). Bij inspectiezaken is het blok TMLO op de detailkaart vanzelf zichtbaar indien de inspectieaanleiding de eigenschap is hoofdzaak heeft.

Op de detailkaart kan aangevinkt worden of de zaak eeuwig bewaard moet blijven,. In dat geval zal die zaak nooit in de vernietigingslijst terechtkomen. Zichtbaar is ook de bewaartermijn, zoals ingesteld bij de combinatie zaaktype/resultaat. De gebruiker kan een afwijkende bewaartermijn opgeven, die dus alleen voor de betrokken zaak van toepassing is. Het berekende vernietigingsjaar is het jaar van de optelling van de (afwijkende) bewaartermijn bij de triggerdatum. Welke triggerdatum dat is wordt aangegeven door de kolom bewaartrigger. Die kan zijn:

leeg: dan is er geen vernietigjaar te berekenen omdat bijvoorbeeld geen bewaartermijn is opgegeven bij de combinatie zaaktype/resultaat, of het vakje eeuwig bewaren is aangevinkt, of de zaak is nog niet afgesloten

I: dan is de Ingetrokken na verlening datum ingevuld bij de betreffende zaak

L: dan de de verloop cq geldigtot datum ingevuld bij de zaak

V: dan is de vervaldatum ingevuld bij de zaak

A: dan is de triggerdatum de aanvang/startdatum van de zaak (zo opgegeven bij combinatie zaaktype/resultaat)

E: dan is de triggerdatum de besluit/afgehandeld/einddatum van de zaak (zo opgegeven bij combinatie zaaktype/resultaat).

De berekende bewaartermijn die hier zichtbaar is kan bij omgevingszaken nog afwijken van de werkelijke bewaartermijn, zoals deze bij de vernietigingslijst wordt berekend. Dat heeft te maken met uitzonderingen per activiteit/onderdeel (ook in te stellen bij combinatie zaaktype/resultaat in beheerportaal Zaakbeheer).

Overigens zijn de ingetrokken_naverlenings_datum en de vervallen_datum en verloopdatum (geldigtot) bij een omgevingszaak opgenomen in het blok Geldigheid en dat blok is alleen zichtbaar indien het betreffende zaaktype als soort procedure NIET is Toezicht, Cyclisch, Klacht, Melding of Vooroverleg. Deze drie kolommen zijn niet van toepassing bij Handhavingszaken en Infoaanvragen en ook niet bij deelzaak Inspecties.

Kolommen van de Vernietigingslijst

De eerste kolom dldocdelmislukt (zonder label) kan gevuld zijn met een stopicoontje. Is dat het geval dan konden tijdens het proces van fysiek vernietigen van de betreffende zaak, één of meer documenten - om wat voor reden dan ook - niet verwijderd worden. De zaak is daarom ook niet verwijderd. De beheerder zal de documenten en zaak handmatig dienen te verwijderen. Indien de te vernietigen lijst opnieuw wordt samengesteld, wordt deze zaak overigens vanzelf weer opgenomen.

De kolom blokkering laat zien of de zaak geblokkeerd is. Bij het samenstellen van de lijst kijkt OpenWave of de instelling Sectie: Vernietigen en Item: AlleenGeblokkeerde aangevinkt is. Zo ja dan komen alleen geblokkeerde zaken op de lijst.

De hoofdzaakcode wordt altijd gevuld, ook als de regel slaat op een deelzaak inspecties (tenzij de inspectieregel gebaseerd is op een inspectie die alleen gekoppeld is aan een inrichting: in dat geval blijft de hoofdzaakcode leeg)

De deelzaakcode inspecties en de kolom betreft deelzaak worden alleen gevuld indien de vernietigingsregel slaat op een deelzaak inspecties.

Het module icoontje toont de herkomst van de zaak in module (Omgeving, Handhaving, Horeca, Info-aanvraag, APV/Overig Milieu/Gebruik of Bouw/sloop).

De kolom compartiment toont het compartiment waaronder de zaak valt. Voor alle bewerkingen op de lijst, maar ook voor het fysiek vernietigen van zaken van de lijst geldt dat alleen zaken meegewogen worden die onder hetzelfde compartiment vallen als die van de inlogger. Indien de inlogger dus NIET gelieerd is aan een compartiment (in tbmedewerkers) worden alleen zaken opgenomen/ vernietigd die NIET onder een compartiment vallen. De lijst kan echter wel zaken uit verschillende compartimenten (leeg of gevuld) bevatten: dat betekent dat de lijst door evenzoveel beheerders is aangemaakt.

De kolom triggerdatum toont de datum van de zaak waarop de bewaartermijn is toegepast.

soort trigger slaat op de triggerdatum. Dat kan zijn:

Ingetrokken: de datum na_verlening_ingetrokken_datum is bij de zaak gevuld

Verlopen: de verloop (geldig tot)_datum is gevuld

Vervaldatum: de vervaldatum is gevuld

Startdatum: De triggerdatum is de start/aanvangsdatum

Einddatum: de triggerdatum is eind/besluit/afgehandeld/datum.

De kolom te vernietigen vanaf is een berekende datum op grond van de bewaartermijn bij ofwel de combinatie zaaktype/resultaat, dan wel de afwijkende bewaartermijn per individuele zaak, opgeteld bij de start- of einddatum van die zaak (zie hieronder bij knop Samenstellen lijst). Indien kleiner dan de systeemdatum komt de zaak op de lijst.

bewaartermijn in dagen komt uit de kolom dnbewaardagen bij de combinatie zaaktype/resultaat. Bij omgevingszaken kan dit nog wat ingewikkelder liggen omdat afwijkingen op deze combinatie mogelijk zijn per activiteit/onderdeel. Zie hieronder bij knop samenstellen lijst.

afwijkende bewaartermijn komt uit de zaak zelf, indien hier een afwijking o de bewaartermijn is ingegeven.

reden afwijking is ook overgenomen uit de zaak zelf, maar indien de bewaartermijn is berekend bij een omgevingszaak op grond van afwijkingen op de bewaartermijn van de combinatie zaaktype/resultaat per onderdeel/activiteit, dan is dat hier zichtbaar met een asterisk.

Te vernietigen vanaf. De afwijkende bewaartermijn, dan wel de berekende bewaartermijn opgeteld bij de triggerdatum.

Status Kan zijn: ingetrokken (na verlening), Verlopen, Vervallen of anders het resultaat dat gekozen is bij de afhandel/besluit/eindedatum.

Bevoegd gezag. Dit is de kolom dvorganisatie uit de tabel tboin (beheerportaal-Nieuw) waarnaar per zaak wordt verwezen met:

een rechtstreekse verwijzing via de kolom dnkeyoinbevgez (die weer automatisch gevuld wordt door DSO) op zaakniveau

een indirect verwijzing bij het niet gevuld zijn van deze kolom dnkeyoinbevgez. Dit gaat via de gemeente-id (tabel 33) van de locatie waar de zaak speelt. Deze gemeente-id wordt opgezocht in de tabel tboin. DUS: een voorwaarde voor het goed functioneren van de vernietigingslijst is dat alle betrokken gemeentes van de organisatie een OIN-kaart hebben in de tabel tboin.

gemeenteid De gemeente-id van de gemeente waar de zaak speelt.

Datum naar (archief) inspecteur. De datum waarop een (selectie van) de lijst is uitgedraaid ter goedkeuring van de archiefinspecteur. Zie onder wizardknop Samenstellen/bewerken vernietigingslijst.

Datum (archief) inspecteur akkoord. De datum waarop een (selectie van) de lijst is voorzien van een datum waarmee aangegeven is dat de archiefinspecteur akkoord is met de vernietiging. Zie onder wizardknop samenstellen/bewerken vernietigingslijst. Zonder deze gevulde datum kan een item niet fysiek vernietigd worden vanuit deze lijst.

Kolom Akkoord inspect. door. Deze kolom is gevuld met de medewerkerscode van de inlogger die Datum (archief) inspecteur akkoord heeft gevuld.

Datum Vakafdeling akkoord. De datum waarop een (selectie van) de lijst is voorzien van een datum waarmee aangegeven is dat de vakafdeling akkoord is met de vernietiging. Zie onder wizardknop samenstellen/bewerken vernietigingslijst.

Kolom Akkoord vakafdeling door. Deze kolom is gevuld met de medewerkerscode van de inlogger die Datum vakafdeling akkoord heeft gevuld.

Kolom Selectielijst Deze kolom is gevuld met de kolom dvprovisa (Selectielijstcode. Hoofdstuk uit Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen bijv 3.1.15') uit de koppeltabellen zaaktype/resultaat, dus uit tbaardbeslsoortzaak of tbbomgbewaarresulttoest of tbhhafrondsoortzaak of tbhoraardbsrtzaak of tbaardbesuitsoortinsp.

Kolommen Product- en subproductomschrijivng Deze worden alleen gevuld vanuit de één op één product/subproduct link van de zaak. Dat betekent dat de instelling Sectie: Product/Dienst Item: Omgeving aangevinkt is en Getal1 leeg is (of 0). Zo ook voor Sectie: Product/Dienst en Items: Handhavingen, APV/Overig, Milieu/gebruik, Horeca en Infoaanvragen

“”“”

Knoppen onder aan de lijst

Vraagtekenknop: is al een proces bezig?

Deze knop geeft antwoord op vraag of een andere (beheer)medewerker op dat moment al bezig is een vernietigingsproces uit voeren. Bij het samenstellen van de lijst en ook bij het uitvoeren (dus vernietigen van zaken van die lijst) wordt in de configuratietabel Getal1 van de rij met Sectie: Operations en Item: Vernietiging op 1 gezet. Daarmee wordt voorkomen dat twee processen tegelijk kunnen starten. OpenWave zet deze waarde automatisch weer op 0 als een proces wordt beëindigd.

Verversknop

Zowel het samenstellen van de lijst als het daadwerkelijk vernietigen van zaken uit die lijst gebeurt door een zogenaamd runnable programma. Dat betekent dat de gebruiker nadat het proces is gestart door kan gaan met andere werkzaamheden. Onder water voert de runnable zijn taken uit. Dat betekent ook dat de wijzigingen in de lijst niet voortdurend door die runnable worden uitgeschreven. Met deze knop kan de lijst ververst worden. De gebruiker kijkt naar de dan actuele situatie mits de vraagtekenknop meldt dat er geen proces meer loopt.

Verwijderknop

Met deze -knop kan de inlogger de actieve zaak uit de lijst verwijderen.
Het gaat hierbij dus niet om het vernietigen en verwijderen van de achterliggende zaak en documenten zelf.

Vernietigknop (vuilnisvat)

Met deze knop worden alle zaken en documenten waarnaar in de lijst wordt verwezen fysiek vernietigd, waarvoor geldt dat:

het compartiment overeenkomt met dat van de inlogger

de kolom ddakkoordinspecteur een gevulde waarde heeft.

Voor deze zaken gebeurt het volgende:

Per zaak wordt gekeken of er geregistreerde documenten zijn, die zich op de fileshare bevinden. Zo ja, dan worden deze één voor één vernietigd. Als de vernietigingsregel een inspectiezaak betreft, dan worden alleen die documenten vernietigd waarvoor geldt dat de tbcorrespondentie.dnkeyinspecties dezelfde waarde heeft als de inspectiekey die hoort bij vernietigingsregel.

Kan voor één of meer documenten de vernietiging niet uitgevoerd worden (om wat voor reden dan ook, bijv. is geopend door een gebruiker, of vernietigingsdatumvanaf van een deelzaakinspecties is later dan die van de hoofdzaak), dan wordt de betreffende zaak in de lijst gemarkeerd met dldocdelmislukt = 'T'. Zichtbaar met het stopicoon in eerste kolom, na afloop en/of verversen. Een document waarnaar verwezen wordt dat niet bestaat is geen reden voor mislukking. Een document dat geopend is met OnlyOffice (dat betekent altijd dat een kopie is geopend) is niet zichtbaar voor dit proces en wordt dus gewoon verwijderd.

Voor de zelfde zaak wordt vervolgens gekeken naar de NIET geregistreerde documenten. OpenWave kijkt hiertoe voor NIET deelzaken naar ALLE mappen genoemd in de instelling van Sectie: Aanmaakmappen voor de betreffende module. Voor inspectiedeelzaken wordt alleen gekeken naar de mappen waarin de constructie %inspnr% voorkomt voor de betreffende module.

Alle documenten op die mappen EN alle submappen daarvan worden verwijderd. Ook hier geldt dat indien voor één of meer documenten de vernietiging niet uitgevoerd kon worden (om wat voor reden dan ook ), dat dan de betreffende zaak in de lijst gemarkeerd wordt met dldocdelmislukt = 'T'. Zichtbaar met het stopicoon in eerste kolom, na afloop en/of verversen.

Indien voor de zaak alle documenten succesvol zijn EN de instelling Sectie: Vernietiging en Item: AlleenDocumentenGeenZaken NIET is aangevinkt dan:

wordt een kaart aangemaakt in tbaudit met tabelnaam en pointer en inloggerscode en systeemdatum en wordt daarbij de kolom Dvlocation gevuld met Vernietigingslijst

wordt de zaak zelf verwijderd (dus uit tbomgvergunning, tbhandhavingen, tbovvergunningen of uit tbisnpecties etc.) met alle aanhankelijke gegevens

wordt de rij met de verwijzing naar de zaak uit de vernietigingslijst gehaald.

De zaken waarvoor één of meer documenten niet verwijderd konden worden blijven dus bestaan. Zowel fysiek als de verwijzing in de vernietigingslijst. De beheerder kan dit handmatig oplossen.

Zaken waarvoor ook in een DMS een relatie is, blijven in dat DMS bestaan (ook de documenten in dat DMS blijven bestaan) terwijl ze in OpenWave dus verwijderd worden.

Peildatumknop

Met deze knop kan een peildatum tot en met worden gezet door de kolom datum van de instelling Sectie: vernietiging en Item: Peildatumtm te vullen.
De ingestelde datum verschijnt in de header van de vernietigingslijstpagina.
Indien gevuld dan geldt als extra clausule bij het samenstellen van de lijst met te vernietigen zaken dat de triggerdatum (de start- of einddatum) kleiner of gelijk moet zijn aan deze datum.

Wizardknop: Samenstellen/bewerken vernietigingslijst

Met de wizardknop linksonder Samenstellen/bewerken vernietigingslijst wordt een pagina getoond met de volgende doorkiesmogelijheden:

Nieuwe lijst maken. De bestaande items die voldoen aan compartiment worden eerst vernietigd!!!

kolom Vakafdeling akkoord vullen voor (gedeelte van) lijst

kolom Naar Archiefinspecteur vullen voor (gedeelte van) lijst

kolom Archiefinspecteur akkoord vullen bij items met gevulde Naar Archiefinspecteur voor (gedeelte van) lijst

kolom Vakafdeling akkoord leegmaken voor (gedeelte van) lijst

kolom Archiefinspecteur leegmaken voor (gedeelte van) lijst

kolom Archiefinspecteur akkoord leegmaken voor (gedeelte van) lijst

(gedeelte van) rijen van de lijst verwijderen

Alle keuzes slaan op het bewerken en maken van de lijst (dus bewerken van de tabel tbtevernietigen): er worden met deze wizard geen zaken/documenten fysiek verwijderd.

Wizardopties

Wizardoptie: nieuwe lijst maken

Met deze keuze moet de gebruiker eerst:

één of meer modules moet aanwijzen (of combinaties van modules met deelzaak inspecties)

en vervolgens een of meer bevoegd gezagen uit tboin (beheerportaal-Nieuw), waarvoor geldt dat tboin.dlvernietigingslijst op T staat (niet alle OIN-organisaties zijn een gemeente of provincie). Belangrijk is dat alle betrokken gemeentes een kaart hebben in deze tabel waarvoor - naast het OIN-nummer/naam ook de kolom gemeenteid wordt gevuld, waarmee een relatie gelegd wordt met de locatie van de zaak en deze bevoegd gezag tabel indien in de zaak zelf niet rechtstreeks wordt verwezen naar tboin (dus als dnkeyoinbevgez leeg is).

Als module(s) en bevoegd gezag(en) bekend is dan worden alle items (dus ook items voorzien van datum akkoord inspecteur) van de lijst verwijderd waarvoor geldt dat:

indien de inlogger niet gelieerd is aan een compartiment, de kolom compartiment ook leeg is

indien de inlogger wel gelieerd is aan een compartiment, de compartimentsnaam gelijk is aan die van de inlogger (tbmedewerkers).

Het programma gaat vervolgens items aan de vernietigingslijst toevoegen door alle zaken en inspectie-deelzaken te doorlopen waarvoor geldt dat:

de module overeenkomt met de aangevinkte module(s)

het compartiment overeenkomt met dat van de inlogger

het bevoegd gezag (direct of indirect via gemeente-id) overeenkomt met het aangevinkte bevoegde gezag(en)

de blokkeerdatum gevuld is indien de instelling Sectie: Vernietiging, Item: AlleenGeblokkeerde aangevinkt is

de einddatum van de zaak gevuld is

de begindatum van de zaak gevuld is

het resultaat (aardbesluit) van die zaak gevuld is. Deze laatste restrictie geldt niet voor de infoaanvragen.

en - indien een peildatum tot en met is opgegeven (kolom datum van Sectie: Vernietiging en Item: peildatumtm) dan moet de triggerdatum (dus de start- of einddatum van een zaak) kleiner of gelijk zijn aan deze peildatumtm.

Per (deel)-zaak wordt eerst gekeken of de kolom eeuwigbewaren is aangevinkt (detailpagina zaak in blok TMLO). Zo ja dan wordt de zaak overgeslagen. Per zaak wordt vervolgens gekeken of er een individuele afwijking is op de bewaartermijn. Deze afwijking staat in de kolom dnafwijkingbewaarindagen ook in het blok TMLO op de detailkaart van de zaak.

Geen individuele afwijking dan wordt op grond van het zaaktype en resultaat (aardbesluit) de bewaartermijn opgehaald. Zie blok gekoppeld afhandeling/aard besluit op het detailscherm van de tegels Zaaktype in het beheerportaal Zaakbeheer. Voor inspecties zie blok gekoppeld aan afhandeling op het detailscherm van de tegels Inspectietrajectsoorten in het beheerportaal Zaakbeheer.

Indien er geen combinatie gevonden wordt, wordt de (deel)-zaak NIET opgenomen in de vernietigingslijst, omdat dan de bewaartermijn onbekend is. Bij de zaaktypes van de infoaanvragen zit de bewaartermijninformatie op het detailscherm van het zaaktype zelf bij ontbreken van resultaattabel.

Vervolgens wordt de gevonden (eventueel afwijkende) bewaartermijn opgeteld bij de zogenaamde triggerdatum in de te vernietigen vanaf datum. Die triggerdatum word per zaak als volgt bepaald:

de ingetrokkendatum: indien de datum na_verlening_ingetrokken_datum bij de zaak is gevuld (niet van toepassing bij Handhaving en Info, Inspecties)

anders de verloopdatum: indien de verloop (geldig tot)_datum is gevuld (niet van toepassing bij Handhaving en Info en Inspecties)

anders de vervaldatum: indien de vervaldatum is gevuld (niet van toepassing bij Handhaving en Info en Inspecties)

anders de start/aanvangdatum indien bij de betreffende combinatie zaaktype/resultaat bewaren vanaf Aanvang/startdatum is aangevinkt

anders de besluit/afgehandeld/einddatum indien bij de betreffende combinatie zaaktype/resultaat bewaren vanaf besluit/afgehandeld/einddatum is aangevinkt.

Dan geldt dat indien de berekende te vernietigen vanaf datum kleiner of gelijk is aan de systeemdatum, dat dan de zaak toegevoegd wordt aan de lijst.

Voor omgevingszaken kunnen uitzonderingen gelden per zaaktype/resultaat op de bewaartermijn op grond van de onderdelen/activiteiten. Aan de combinatie zaaktype- onderdeel/activiteit-resultaat kan namelijk ook een bewaartermijn worden toegevoegd die exacter is dan die van het zaaktype-resultaat alleen. Dit wordt geregeld in de tabel tbomgbewaarresulttoest: een koppeltabel tussen tbaardbeslsoortzaak en tbtoestemmingen. In het beheerportaal Zaakbeheer bij Zaaktypes omgeving kan op regels van het blok gekoppeld aan afhandeling/aard besluit van het detailscherm van het zaaktype doorgeklikt worden om per activiteit/onderdeel een afwijkende waarde op te geven bij het betreffende resultaat. De activiteiten/onderdelen komen uit de tabel tbsrttoestemming (tegel Soort activiteit/onderdeel op beheerportaal Zaakbeheer). Indien er meer dan één onderdeel/activiteit aan een omgevingszaak is toegevoegd, dan geldt de hoogst gevonden bewaartermijn. De kolom reden afwijking wordt gevuld met een asterisk.

Wizardoptie: kolom Naar Vakafdeling akkoord vullen voor (gedeelte van) lijst

Met deze keuze moet de gebruiker eerst:

één of meer modules moet aanwijzen

en vervolgens een of meer bevoegd gezagen uit tabel tboin (beheerportaal-Nieuw) waarvoor geldt dat tboin.dlvernietigingslijst op T staat.

Het kan zijn dat deze extra controle vereist wordt door de archiefinspecteur.

Wizardoptie: kolom Naar Archiefinspecteur vullen voor (gedeelte van) lijst

Met deze keuze moet de gebruiker eerst:

één of meer modules moet aanwijzen

en vervolgens een of meer bevoegd gezagen uit tabel tboin (beheerportaal-Nieuw) waarvoor geldt dat tboin.dlvernietigingslijst op T staat.

De kolom ddnaarinspecteur van de rijen van de op dat moment bestaande vernietigingslijst worden gevuld met de systeemdatum indien:

dvmodule voorkomt in de selectie modules

de kolom dvnaarbevoegdgezag voorkomt in de selectie bevoegd gezagen

het compartiment overeenkomt met dat van de inlogger.

Van tevoren kunnen exportfiles gemaakt worden per bevoegd gezag op grond van een in te geven filtersetting die ter beoordeling naar de archiefinspecteur gaan.

Wizardoptie: kolom Archiefinspecteur Akkoord vullen voor (gedeelte van) lijst

Met deze keuze moet de gebruiker eerst:

één of meer modules moet aanwijzen

en vervolgens een of meer bevoegd gezagen uit tabel tboin (beheerportaal-Nieuw) waarvoor geldt dat tboin.dlvernietigingslijst op T staat.

De kolom ddakkoordinspecteur van de rijen van de op dat moment bestaande vernietigingslijst worden gevuld met de systeemdatum indien:

dvmodule voorkomt in de selectie modules

de kolom dvnaarbevoegdgezag voorkomt in de selectie bevoegd gezagen

het compartiment overeenkomt met dat van de inlogger

de kolom ddnaarinspecteur een gevulde waarde heeft.

Wizardoptie: kolom Vakafdeling akkoord leegmaken voor (gedeelte van) lijst

Met deze keuze moet de gebruiker eerst:

één of meer modules moet aanwijzen

en vervolgens een of meer bevoegd gezagen uit tabel tboin (beheerportaal-Nieuw) waarvoor geldt dat tboin.dlvernietigingslijst op T staat.

Wizardoptie: kolom Naar Archiefinspecteur (en Archiefinspecteur Akkoord) leegmaken voor (gedeelte van) lijst

Met deze keuze moet de gebruiker eerst:

één of meer modules moet aanwijzen

en vervolgens een of meer bevoegd gezagen uit tabel tboin (beheerportaal-Nieuw) waarvoor geldt dat tboin.dlvernietigingslijst op T staat.

De kolom ddnaarinspecteur (en logischerwijs de kolom ddakkoordinspecteur) van de rijen van de op dat moment bestaande vernietigingslijst worden leeggemaakt indien:

dvmodule voorkomt in de selectie modules

de kolom dvnaarbevoegdgezag voorkomt in de selectie bevoegd gezagen

het compartiment overeenkomt met dat van de inlogger.

Wizardoptie: kolom Archiefinspecteur Akkoord leegmaken voor (gedeelte van) lijst

Met deze keuze moet de gebruiker eerst:

één of meer modules moet aanwijzen

en vervolgens een of meer bevoegd gezagen uit tabel tboin (beheerportaal-Nieuw) waarvoor geldt dat tboin.dlvernietigingslijst op T staat.

De kolom ddakkoordinspecteur van de rijen van de op dat moment bestaande vernietigingslijst worden leeggemaakt indien:

dvmodule voorkomt in de selectie modules

de kolom dvnaarbevoegdgezag voorkomt in de selectie bevoegd gezagen

het compartiment overeenkomt met dat van de inlogger.

Wizardoptie: (gedeelte van) rijen van de lijst verwijderen

Het gaat hier om verwijderen van items uit de lijst: dus niet om het verwijderen en vernietigen van de achterliggende zaken en documenten.
Met deze keuze moet de gebruiker eerst:

één of meer modules moet aanwijzen

en vervolgens een of meer bevoegd gezagen uit tabel tboin (beheerportaal-Nieuw) waarvoor geldt dat tboin.dlvernietigingslijst op T staat.

De de rijen van de op dat moment bestaande vernietigingslijst worden verwijderd indien:

dvmodule voorkomt in de selectie modules

de kolom dvnaarbevoegdgezag voorkomt in de selectie bevoegd gezagen

het compartiment overeenkomt met dat van de inlogger.

Operationslog

Tijdens het daadwerkelijk verwijderen van zaken en documenten wordt in de tabel tboperationslog (Operationsportaal kolom Overig) een kaart aangemaakt met de code Vernietigen zaken. In de kolom aantal verwerkt wordt het aantal zaken bijgehouden dat door de vernietigingsloop is gegaan. De gebruiker zal zelf af en toe de refreshknop linksonder moeten gebruiken om deze voortgang te kunnen zien (het vernietigen is een onafhankelijk proces zonder userinterface). In de kolom Voortgang staat Ben bezig OF Klaar OF Afgebroken door gebruiker. Deze laatste mogelijkheid is het geval wanneer de gebruiker tijdens het proces de kolom tboperations.dlstop op T heeft gezet. In de kolom LOG (te openen via knop linksonder) worden de aantallen bijgehouden en wordt aangegeven welke zaken/documenten NIET verwijderd konden worden.