Het is mogelijk om de samenwerkingsfunctionaliteit te gebruiken voor het aanmaken van zaken anders dan een SWF advieszaak. Deze functionaliteit is o.a. bedoeld voor verleende vergunningen bij een organisatie die moeten leiden tot een vervolgzaak bij een andere organisatie. Een voorbeeld hiervan is het aanmaken van een Toezichtzaak bij een organisatie o.b.v. een afgeronde Groene vergunning bij een andere organisatie. De functionaliteit kan echter naar wens gebruikt worden voor alle zaaktypen, zolang deze maar onder de module Omgeving vallen.

Voor ieder type vervolgzaak die men wilt laten aanmaken o.b.v. een SWF actieverzoek, dient men een code af te spreken met de organisaties waarmee men samenwerkt en waarmee men de afspraak heeft om vervolgzaken op te pakken. Dit mag per organisatie waarmee men samenwerkt een verschillende code zijn (bij een zaaktype kan men meer dan 1 code opvoeren die zal leiden tot aanmaken van dit zaaktype). De afgesproken code(s) is/zijn door de organisatie die de vervolgzaak dient te behandelen opgeslagen bij het gewenste zaaktype:

• in het detailscherm van het gewenste zaaktype (te benaderen via beheerportaal Zaakbeheer, tegel Zaaktypes Omgeving) bevindt zich in blok Type DSO een nieuw veld (dvswfcodeafwijkzaaktype uit vwfrmsoortomgverg) voor opgeven van 1 of meer productcodes
• het zaaktype zal NOOIT aangemerkt staan als Is zaaktype actieverzoek SamenwerkingsFunctionaliteit: het gaat immers om aanmaken van een zaaktype anders dan SWF advieszaak

Voor de duidelijkheid: alleen de organisatie die de vervolgzaak behandelt hoeft de afgesproken code(s) op te geven bij gewenste zaaktype(s).

Na het afspreken onderling van de code(s) zal de organisatie die de oorspronkelijke zaak heeft (voor het gemak hier organisatie 1 genoemd), bij deze zaak een samenwerkingsruimte aanmaken. En bij deze SWF ruimte de benodigde documenten toevoegen die benodigd zijn voor het behandelen van de vervolgzaak. Vervolgens zet organisatie 1 een actieverzoek uit naar de organisatie die de vervolgzaak moet behandelen (hier organisatie 2 genoemd) met in het veld productcode de afgesproken code.

Bij het binnenhalen van het SWF actieverzoek in de OpenWave omgeving van organisatie 2 zal de programmatuur kijken of er een gevulde productcode bestaat in het actieverzoek:

• zo ja:
  • indien er precies 1 zaaktype bestaat waarbij deze productcode staat opgegeven (en in geval van compartiment dit zaaktype ook bij compartiment voorkomt) dan zal er bij organisatie 2 een zaak worden aangemaakt met dit zaaktype
  • wordt er geen (of meer dan 1) zaaktype gevonden met deze productcode dan zal alsnog het reguliere zaaktype voor SWF advieszaak worden gebruikt voor het aanmaken van de zaak
• is er geen gevulde productcode bij het SWF actieverzoek dan beschouwt de programmatuur deze als een reguliere SWF advieszaak

Het SWF actieverzoek wordt verder verwerkt tot een nieuwe zaak zoals men gewend is. Dat betekent dat indien het SWF actieverzoek is aangemaakt door organisatie 1 bij een DSO zaak dan zullen de gegevens van de originele verzoek.xml verwerkt worden bij de nieuwe zaak.

Organisatie 2 kan vervolgens bij de nieuw aangemaakte zaak de documenten ophalen bij het SWF die organisatie 1 heeft klaargezet (de functionaliteit voor de SWF ruimte bij de zaak in OpenWave is gelijk aan zoals bij reguliere SWF advieszaak). En zo de vervolgzaak naar wens behandelen.

De benodigde gegevens voor oppakken van de vervolgzaak zoals behandelaar van zaak (en/of team), processtappen etc. kunnen zoals men gewend is opgegeven worden bij het instellen van het zaaktype.

Als voorbeeld wordt hier toegelicht hoe men van een verleende (Groene) vergunning bij organisatie 1, een toezichtzaak aanmaakt bij organisatie 2.

De twee organisatie spreken samen af dat code 2024ToezichtzaakGV gebruikt wordt voor het aangeven dat een SWF actieverzoek niet een advieszaak, maar een Toezichtzaak moet aanmaken als organisatie 2 een SWF actieverzoek ontvangt van organisatie 1.

In het beheer zal organisatie 2 bij het gewenste zaaktype (beheerportaal Zaakbeheer, tegel // Zaaktypes Omgeving//) in het volgende veld de afgesproken code zetten:

Vervolgens maakt organisatie 1 bij de verleende vergunningszaak in hun OpenWave omgeving een SWF ruimte aan en voegt hierbij de benodigde documenten toe. Als ketenpartner voegt men organisatie 2 toe alvorens een actieverzoek te versturen met in de productcode de afgesproken code:

Bij organisatie 2 zal nu na het ophalen van de openstaande SWF actieverzoeken een Toezichtzaak aangemaakt zijn met hierbij onder tegel SWF ruimtes de SWF ruimte waarbij de documenten op te halen zijn.