Het is mogelijk om bij een omgevingszaak de documenten die nog niet definitief zijn, in één keer om te zetten naar PDF.
Dit kan alleen indien ingesteld is dat een omgevingszaak niet afgesloten mag worden als er nog documenten zijn die niet definitief zijn (instelling Sectie: Programma en Item: OmgSluitZaakDocxNaarPDF staat aan). In het Opties menu van het detailscherm van de omgevingszaak is dan een knop zichtbaar die de wizard Converteer docs naar PDF start.
Deze wizard is bedoeld voor het in één keer definitief maken van alle documenten die nog niet definitief zijn bij de zaak. In de praktijk betekent dit het omzetten van de geregistreerde documenten met extensie .docx naar PDF.

Eerst worden een aantal voorwaarden gecontroleerd (zie kopje De volgende condities zijn daarbij verplicht onderaan deze pagina). Als niet aan deze voldaan wordt dan zal aan de medewerker een melding getoond worden waarom de wizard niet uitgevoerd kan worden.
Indien wel voldaan wordt aan de voorwaarde dan zal de wizard Converteerd Docs naar PDF op de achtergrond een proces starten voor het daadwerkelijk converteren van documenten naar PDF.
Aan de medewerker die de wizard start wordt een medeling getoond dat op de achtergrond het converteren zal plaatsvinden en dat men bij de lijst Geregistreerde documenten kan controleren of het achtergrondproces klaar is.

Het achtergrondproces zal bij de omgevingszaak waarvandaan de wizard gestart is, alle geregistreerde documenten (records in tbcorrespondentie) ophalen waarvan de extensie .docx is en dvintdoccode leeg is (de docs staan op de fileshare).
Vervolgens wordt voor ieder geregistreerd document eerst gekeken of het aan de voorwaarde voldoet om naar PDF te exporteren en zo ja, het document omgezet worden naar PDF.
Dit gaat op dezelfde wijze als het handmatig converteren van een geregistreerd document naar PDF:

• er wordt eerst gekeken of het geregistreerd document niet op lokaal staat (tbcorrespondentie.dvdocplaats = 'L')
  • is dit wel zo dan kan het document niet definitief gemaakt worden en wordt het overgeslagen
• dan wordt er gekeken of er niet op dit moment al een proces van converteren naar PDF bezig is voor het document (tbcorrespondentie.dlpdfmakenbezig = 'T')
  • is dit wel zo dan wordt het document overgeslagen
• als bovenstaande oké is dan:
  • wordt er een PDF van het document gemaakt
  • het geregistreerd document Definitief gemaakt (tbcorrrespondentie.dvdefinitief krijgt als waarde 'J')
  • indien er bijlages bij het geregistreerde document zijn en deze horen bij het besluit (tbcorrespondentie.dlhoortbijbesluit = 'T') dan worden de geregistreerde documenten die het document wat net definitief is gemaakt als bijlage hebben, ook aangemerkt als horen bij het besluit

Zo wordt dit gedaan voor al deze documenten totdat er geen .docx documenten meer te converteren zijn.

• De configuratie instelling Sectie: Programma, Item: OmgSluitZaakDocxNaarPDF staat aangevinkt
• Het gaat om documenten bij een omgevingszaak
• Er zijn rijen in tbcorrespondentie met extensie is .docx
• Er is geen sprake van DMS (tbcorrespondentie.dvintdoccode is null)
• De zaak is nog niet afgesloten (ddbesluitdatum is null), geblokkeerd (ddblokkering is null) en compartimentcheck is oké (de medewerker en de zaak vallen beiden binnen hetzelfde compartiment/ beiden niet onder een compartiment)
• De medewerker die de wizard start heeft rechten om een documentregistratie te wijzigen (tbomgrechten.dlcomgcoredt)