Indien zo ingesteld is dat een omgevingszaak niet afgesloten mag worden als er nog documenten zijn die niet definitief zijn (instelling Sectie: Programma en Item: OmgSluitZaakDocxNaarPDF staat aan), dan is er in het Opties menu van het detailscherm van de omgevingszaak een knop zichtbaar die de wizard start Converteer docs naar PDF. Deze wizard is bedoeld voor het in 1 keer definitief maken van alle documenten die nog niet definitief zijn bij de zaak. In de praktijk betekent dit het omzetten van de geregistreerde documenten met extensie .docx naar PDF.

Er kan automatisch een email verzonden worden naar de BAG-beheerder van de gemeente die hoort bij de betreffende locatie bij de volgende triggers:

• Vanuit het omgevingdetailscherm (zie Detailscherm omgevingszaken i.v.m. de voorwaarden voor het enabled zijn van de knoppen) met:
  • de knop achter de kolom BAG initieel email (ddinitbag). Deze knop kan de aanleiding zijn tot één van de volgende berichten:
    • Sloopmelding afgehandeld. Dit is het geval indien er bij de zaak één of meer activiteiten zijn waar bij de soort activiteit de eigenschap Is sloopactiviteit: mailen naar BAG voor sloopmelding heeft
    • Calamiteitenmelding ontvangen. Dit is het geval indien de dnkey van de soort omgevingszaak (beheertegel zaaktypes omgeving) gelijk is aan Getal2 van de instelling Sectie: EmailNaarBagBeheerder en Item: Calamiteitenmelding // * Ontvankelijkheid. Dit is het geval indien geen sloopmelding en geen calamiteitenmelding * de knop voor het afhandelen (ddbesluitdatum). Deze knop kan de aanleiding zijn tot één van de volgende berichten: * Calamiteitenmelding afgehandeld. Dit is het geval indien de dnkey van de soort omgevingszaak (beheertegel //Zaaktypes omgeving) gelijk is aan Getal2 van de instelling Sectie: EmailNaarBagBeheerder en Item: Calamiteitenmelding
    • Vergunning verleend. Dit is het geval indien er bij de zaak GEEN activiteiten zijn waar bij de soort activiteit de eigenschap Is sloopactiviteit: mailen naar BAG voor sloopmelding heeft, EN de dnkey van de soort omgevingszaak (beheertegel Zaaktypes omgeving) NIET gelijk is aan Getal2 van de instelling Sectie: EmailNaarBagBeheerder en Item: Calamiteitenmelding
  • de knop voor het intrekken (ddingetrokken). Deze knop kan de aanleiding zijn tot één van de volgende berichten:
    • afzien van volledige sloop. Dit is het geval indien er bij de zaak één of meer activiteiten zijn waar bij de soort activiteit de eigenschap Is sloopactiviteit: mailen naar BAG voor sloopmelding heeft
    • aanvraag ingetrokken. Dit is het geval indien er bij de zaak GEEN activiteiten zijn waar bij de soort activiteit de eigenschap Is sloopactiviteit: mailen naar BAG voor sloopmelding heeft
  • vullen van na-verlening-ingetrokken (ddnaverlingetrokken). Deze knop is aanleiding tot het bericht omgevingsvergunning ingetrokken.
• Vanuit het onderdelenscherm bij een omgevingszaak met:
  • de knop Start Melding BAG (ddstartnaarbag). Deze knop is aanleiding tot het bericht start bouw
  • de knop Gereedmelding BAG (ddnaagBaga). Deze knop is aanleiding tot het bericht bouw gereed
• Vanuit het handhavingdetailscherm met:
  • de knop achter de kolom BAG initieel email (ddinitbag)
  • de knop voor het afhandelen (ddeinddatum). Deze knop kan aanleiding zijn voor het versturen van bericht naar BAG. Dit zal alleen zo zijn indien BAG initieel email is verstuurd.

• De configuratie instelling Sectie: Programma, Item: OmgSluitZaakDocxNaarPDF staat aangevinkt
• Het gaat om documenten bij een omgevingszaak
• Er is geen sprake van DMS
• De zaak is nog niet afgesloten (ddbesluitdatum is null), geblokkeerd (ddblokkering is null) en compartimentcheck is oké (de medewerker en de zaak vallen beiden binnen hetzelfde compartiment/ beiden niet onder een compartiment)
• Er zijn rijen in tbcorrespondentie met extensie is .docx (en externe zaakcode is null)
• De medewerker die de wizard start heeft rechten om een documentregistratie te wijzigen (tbomgrechten.dlcomgcoredt)

De email wordt opgemaakt met bovenvermeld bericht als onderwerp voorafgegaan door de OpenWave-zaakcode en eventueel de externe zaakcode indien er een koppeling met zaaksysteem is. Daarna volgt een vast gedeelte + een door de inlogger zelf toe te voegen tekst. Bijvoorbeeld:

Geachte BAG-beheerder,

Dit is een automatische melding aangemaakt vanuit de OpenWave applicatie.

Hieronder de kenmerken van belang voor uw BAG-registratie.
OpenWave-zaakcode: 2012W0599
DMS-zaakcode: 
Zaaknr bevoegd gezag: 
Locatieadres: Flessenpad 3013 Rommeldam
Betreft: het plaatsen van twee overkappingen
Ontvankelijkheidsverklaring 2016-11-08

Om deze zaak rechtstreeks te raadplegen, klikt u op onderstaande link.
https://demo1.open-wave.nl/#omgevingdetail/59641
Dit is een zelf ingetikte aanvulling

De hyperlink moet gedefinieerd zijn in kolom Info van de instelling Sectie: Adviezen en Item: StandaardEmailTekstBody waarbij het programma de variabele %deeplink% automatisch vervangt door '#omgevingdetail/ + de dnkey van de omgevingszaak OF (indien start vanuit handhavingsdetail plaats vindt) #handhavingdetail/ + de dnkey van de handhavingszaak.