De schermidentifier is: MDLC_getGeregistreerdeDocumentenList.xml. Zie voor verzendstroom, collegiale toetsing, bijlages, ondertekening: Documenten/Verzendstroom.

Dit scherm kan worden aangeroepen:

• vanuit de tegel Geregistreerde documenten op het zaakportaal van Omgeving, Handhavingen, Milieu/gebruik, APV/Overig, Horeca, Inrichting of Info-aanvragen. Deze tegel is standaard zichtbaar indien de instelling Sectie: Documenten en Item: Documentregistratie NIET is aangevinkt
• vanuit de knop Docs boven aan de zaakportalen indien de instelling Sectie: Documenten en Item: Documentregistratie WEL is aangevinkt. Indien niet aangevinkt toont de knop Docs de documentlijst van alle aanwezige documenten bij een zaak in het DMS of fileserver
• vanuit de knop Docs linksonder op de detailpagina's van een zaak of deelzaak indien de instelling Sectie: Documenten en Item: Documentregistratie WEL is aangevinkt. Indien niet aangevinkt toont de knop Docs de documentlijst van alle aanwezige documenten bij een zaak/deelzaak in het DMS of fileserver
• vanuit het item Toon geregistreerde documenten uit het menu Opties op de detailpagina's van een advies, een inspectietraject of een bezwaar/beroep.

De gebruiker dient wel het recht Inzien geregistreerde documenten voor de betreffende module te hebben (bijv. tbomgrechten.dlcomgcorregvsb).

De lijst toont in de eerste twee gevallen de gegevens uit vwfrmcorrespondentie behorend bij de actieve hoofdzaak of inrichting (inclusief de geregistreerde documenten die geregistreerd zijn vanuit een deelzaak: advies, bezwaarberoep of inspectie). Dit is ook het geval wanneer de lijst wordt aangeroepen vanuit de knop Docs op de detailpagina van een hoofdzaak/inrichting.

Wanneer de lijst wordt aangeroepen vanuit het menu item Toon geregistreerde documenten of vanuit de knop Docs op detailpagina van een deelzaak worden alleen de geregistreerde documenten getoond die vanuit dat specifieke advies, inspectie of bezwaarberoep zijn geregistreerd.

De view is gebaseerd op de tabel tbcorrespondentie.

De gebruiker (of OpenWave zelf) kan op de volgende manieren een bestaand document registreren: dat wil zeggen toevoegen aan de tabel tbcorrespondentie

• Vanuit de bestaande documentenlijst die kijkt naar alle documenten op fileserver c.q. DMS (zie: Toon documenten en download) met de knop Registreer aangevinkte documenten. Zichtbaar en enabled indien de gebruiker het Wijzigen metadata van geregistreerde documenten- recht heeft bij de betreffende module.
• Vanzelf vanuit het creëren van een document dat automatisch wordt opgeslagen op basis van een sjabloon mits Getal1 van Sectie: Documenten en Item: Documentregistratie de waarde 1 heeft.
• Vanzelf bij het uploaden van een document mits de instelling Sectie: DocumentRegistreren en Item: AlleHandmatigeUploads is aangevinkt.
• Vanzelf bij het automatisch plaatsen van een DSO document mits de instelling Sectie: DocumentRegistreren en Item: AlleOLODSOUploads aangevinkt is.

Het programma zal bij het registreren het document altijd koppelen aan de hoofdzaak/inrichting. Daarnaast wordt de registratie ook gekoppeld aan een deelzaak (een advies, inspectie of bezwaar/beroep) indien:

• het document werd aangemaakt met een sjabloon vanuit een advies of een inspectie of een bezwaar/beroep (bij document vanuit inspectiebezoek wordt ook dnkeyinspectiebezoek opgeslagen). Bij inspectie geldt nog het volgende:
  • Indien het inspectietraject zowel gekoppeld is aan een omgevingzaak als aan een handhavingzaak dan kijkt OpenWave naar de kolom Tekst van instelling Sectie: DocumentRegistreren en Item: InspectiebijZowelOmgEnHandh. Indien hier de waarde H zal bij het (automatisch) registreren van een document bij dat inspectietraject in de registratie (tbcorrespondentie) de dnkey van de handhavingzaak worden gevuld en anders die van de omgevingzaak.
• het document wordt geregistreerd vanuit de algemene documentenlijst opgeroepen vanuit een advies, inspectie of bezwaar/beroep.

Indien het te registreren document een email is (.eml bestand) dan worden onderstaande velden als volgt gevuld bij registratie:

• Definitief is JA
• Datum verstuurd wordt gevuld met datum van vandaag
• Verzendwijze is Per email
• Digitaal ondertekend is false
• Het blok Adressering wordt gevuld met gegevens van de gekozen ontvanger
• Richting is Uitgaand.

Voor de kolommen eerste registratie en laatste registratie geldt het volgende: Deze velden worden automatisch gevuld door de programmatuur bij aanmaken/wijzigen van het document.

Een kolom in de geregistreerde documenten lijst (of detail) kan worden gemuteerd indien:

• de inlogger lid is van een rechtengroep die Wijzigen metadata van geregistreerde documenten heeft bij van de betrokken module
• EN de bovenliggende zaak niet is geblokkeerd
• EN - indien het gaat om de lijst - in de schermkolomdefinitie (beheer) is de eigenschap lijst automatisch in editmode aangevinkt
• EN de kolom heeft de tag <edit> op true staan in de schermkolomdefinitie
• EN - indien de inlogger lid is van een compartiment - dan moet het betreffende compartiment het zaaktype van de bovenliggende zaak bevatten en de gemeente waar die zaak speelt. Indien de documenten aan een inspectietraject of een bezwaar/beroep deelzaak zijn gekoppeld, dan geldt ook nog dat de compartiments-eigenschap inclusief inspecties c.q. bezwaar/beroep aangevinkt moet staan
• EN - indien de inlogger GEEN lid is van een compartimenten de documenten die getoond worden horen bij een adviesdeelzaak of bij een hoofdzaak - dan mag de combinatie van het zaaktype van de bovenliggende zaak en de gemeente waar die zaak speelt in geen enkel compartiment voorkomen
• EN - de inlogger GEEN lid is van een compartiment en de documenten die getoond worden horen bij een inspectietraject c.q. bezwaar/beroepzaak - dan mag de combinatie van het zaaktype van de bovenliggende zaak en de gemeente waar die zaak speelt ook in geen enkel compartiment voorkomen, tenzij de compartiments-eigenschap inclusief inspecties c.q. bezwaar/beroep NIET aangevinkt staat
• EN de editschuif aan staat.

Het scherm geeft een foutmelding, indien:

• er mogelijk een zelf gedefinieerde schermindeling gebruikt wordt (zie Scherm(kolom)definitie) die niet valide is
• de inlogger geen kijkrechten heeft op de documenten bij betreffende hoofdzaak.

Indien de bovenliggende zaak is geblokkeerd dan rood. Anders, Indien de kolom Getal2 van de instelling Sectie: Documenten en Item: Documentregistratie ongelijk 1 is, dan is de kleurbol wit en heeft de kolom geen betekenis. Indien de waarde 1 is, dan wordt het kleurenballetje rood of groen. Groen geeft aan dat het document nog bewerkt kan worden Een document kan nog bewerkt worden indien:

• Locatie is (file)server (dvdocplaats = 'S'). Hiermee wordt aangegeven dat het document niet ter bewerking is gekopieerd naar een lokale device
• EN datum verstuurd (ddbriefdatum) is leeg. Hiermee wordt bedoeld datum verstuurd naar aanvrager
• EN het gaat om een uitgaand of intern document (dvdocrichting = 'U' of 'I') in tegenstelling tot Binnenkomend document
• EN het gaat om een NIET definitief document (dvdefinitief = 'N')

Als de kleurenbol aangeeft dat het document NIET bewerkt kan worden (rood), dan zal het document bij het openen in OnlyOffice in read-only modus staan en bij het downloaden naar de device van de gebruiker gerendered worden naar pdf-formaat in zoverre het gaat om de extensies: ods, odt, doc, docx, xls, xlsx,txt en xml. Indien de kleurenbol aangeeft dat het document WEL bewerkt kan worden (groen_, dan zal het document bij het downloaden niet gerendered worden, maar krijgen de kolommen dvdocplaats, dvcoderegistreerder en ddgewijzigd wel automatisch een nieuwe waarde.

Indien het geregistreerde document het vinkje Hoort bij besluit (dlhoortbijbesluit) aangevinkt heeft dan groen, indien Hoort bij besluit uitgevinkt is dan rood (defaultwaarde).

Heeft twee componenten in het lijstscherm geregistreerde documenten: de kolom Fase en de regel Documentfase in de filter Typering. Deze componenten zijn zichtbaar indien instelling Sectie: DocumentRegistreren en Item: Documentfase is aangevinkt. Documentfasen kunnen worden ingesteld in het beheer onder de tegel: Documentfasen in het zaakbeheerportaal onder kolom: Afhandeling.

Er kan voor gekozen worden om in plaats van de documenttitel (vwfrmcorrespondentie.dvfilenaam) het veld tbcorrespondentie.dvroepnaam te tonen. Dit veld wordt gevuld met de dvfilenaam, minus de voorloop getallen van DSO-documenten en is alleen zichtbaar indien de instelling Sectie: Documenten, Item: RoepnaamIpvTitelInDoclijst is aangevinkt.

Het volgnummer van DSO documenten wordt hierbij wel overgenomen, aangezien dit van belang is om te weten of het document een aanvulling is. Als bijvoorbeeld bij een zaak een DSO-bijlage bestaat die de titel 123036-1643797388113-000-BijlageDSO.docx heeft, dan zal met deze instelling het veld dvroepnaam gevuld worden met 000-BijlageDSO.docx.

De vwfrmcorrespondentie.dvfilenaam wordt bij OLO-documenten (alleen nog voor oude OLO-zaken) berekend op grond van de tbcorrespondentie.dvdocfilenaam (de echte documentnaam en bij opslag op fileserver voorafgegaan door het volledige pad), door slechts het gedeelte vanaf de laatste slash c.q. backslash te laten zien. Dus de echte documentnaam is bijvoorbeeld mijnservernaam/2023/2023W0034/OLO/8103577/basisset_aanvraag/8103577_1696421488416_publiceerbareaanvraag.pdf, maar de gebruiker ziet: 8103577_1696421488416_publiceerbareaanvraag.pdf

Zie hieronder triggers in lijstscherm voor het starten van de hyperlink vanuit de kolom dvurl.

In alle andere gevallen zal OpenWave door te klikken op een actieve regel volgens onderstaand schema te werk gaan:

Voor de Uitleg: zie Toon document en bewerk/download

Deze functies zijn toegankelijk via wizardknop linksonder. Verwijderen kan alleen voor documenten die zich op een fileshare bevinden. Hernoemen (wijzig metadata) kan voor documenten die zich in een DMS (dat benaderd wordt via stuf zaak/DMS) bevinden of op een fileshare staan.

Voor documenten die op de fileshare staan is het alleen mogelijk de documentnaam te wijzigen. Voor documenten die zich in een DMS (dat benaderd wordt via stuf zaak/DMS) staan zijn titel (dvomschrijving), documenttype, creatiedatum, ontvangstdatum, vertrouwelijkheid en verzenddatum aan te passen en - mits de instelling Sectie: KoppelingDOCNaarDMS en Item: RichtingAlsExtraElement is aangevinkt - wordt via ExtraElementen ook de richting doorgegeven EN is deze zichtbaar/aanpasbaar in de wizard.

Indien DMS via StUF EN:

• er geen sprake is van een compartiment
• EN de instelling Sectie: KoppelingDOCNAARDMS Item: SynchroniseerVanuitDMS is aangevinkt en Getal1 heeft de waarde 1

OF

• er wel sprake is van een compartiment
• EN de kolom tbcompartiment.dlsynchroniseervanuitdms is aangevinkt
• EN de kolom tbcompartiment.dlautosynchroniseervanuitdms is ook aangevinkt

dan zal het geregistreerde document eerst automatisch - onder water - worden gesynchroniseerd vanuit het DMS (DMS is de baas) alvorens er nieuwe waarden ingebracht kunnen worden. Dit gebeurt op basis van geefLijstZaakDocument.

Indien het geregistreerde document eerst wordt gesynchroniseerd met het DMS EN de instelling Sectie: koppelingDOCNAARDMS en Item: WijzigdocGeenCreatiedd aanstaat wordt de creatiedatum NIET getoond bij het wijzigen van de metadata, maar wordt de creatiedatum wel naar het DMS gestuurd.

De wizardknop is zichtbaar en enabled indien:

• de zaak waar de geregistreerde documenten aan verbonden zijn NIET is geblokkeerd
• EN compartimentsrechten OK
• EN de gebruiker het recht
  • Verwijderen registratie inclusief fysiek document voor de betreffende hoofdzaak aangevinkt heeft staan (bijv. tbomgrechten.dlcomgcordocdel)
  • EN/OF Hernoemen, wijzigen metadata document aangevinkt heeft staan (bijv. tbomgrechten.dlcomgcorreghnm).

Voor het hernoemen en verwijderen van een document op de fileshare geldt:

• EN – indien de bovenliggende zaak NIET speelt in een compartiment - dan moet Sectie: Documenten en Item: Ophalenviafileserver aangevinkt staan
• EN - indien de bovenliggende zaak WEL speelt in een compartiment - dan moet kolom dlfileserver aangevinkt zijn bij het betreffende compartiment.

Voor het hernoemen van een document in het DMS geldt extra dat het actieve geregistreerde document voorzien is een externe zaakidentifier en documentidentifier (blok zaak/DMS van detailpagina) EN

Indien:

• de bovenliggende zaak NIET speelt in een compartiment dan:
  • moet de instelling Sectie: KoppelingDocnaarDMS en Item: MagDocMetadataUpdaten aangevinkt zijn
  • EN de instelling Sectie: KoppelingDocNaarDms en Item: Methode is aangevinkt en kolom Tekst heeft waarde StUF-ZAKEN 310
• Wanneer de bovenliggende zaak WEL speelt in een compartiment dan:
  • moet de kolom dldmsupdatemetazaakdoc van het betreffende tbcompartiment aangevinkt zijn
  • EN de kolom dvdmsmethode van het betreffende tbcompartiment moet de waarde STUF-ZAKEN 310 hebben
  • EN de kolom dldms van het betreffende tbcompartiment moet aangevinkt zijn.

Indien de instelling Sectie: Documenten en Item: Beschrijving aangevinkt is en Getal1 de waarde 1 heeft, wordt bij het synchroniseren met het DMS de waarde uit de tag <beschrijving> gevuld in de Korte titel/omschrijving (dvomschrijving). Tevens wordt bij het hernoemen van het document de nieuwe waarde verstuurd in de tag <beschrijving> en wordt de tag <titel> niet verstuurd. Indien bovenstaande instelling aanstaat is het tevens mogelijk om een lege <beschrijving> naar het DMS te sturen. Dit is alleen mogelijk met de volgende instellingen:

• Getal1 van Sectie: Documenten, Item: Beschrijving is 1.
• Sectie: Documenten, Item: LegeOmschrijving staat aan. Hierdoor is het ook bij het aanmaken of uploaden van een bestand mogelijk om de korte omschrijving/titel leeg te laten.
• Sectie: DocumentRegistreren, Item: DvOmschrijving staat uit of bestaat niet.
• Indien de bovenliggende zaak niet speelt in een compartiment: Sectie: KoppelingDOCNAARDMS, Item: TitelVerplicht staat uit of bestaat niet.
• Indien de bovenliggende zaak wel speelt in een compartiment: het vinkje TitelVerplicht bij de compartimentsrechten staat uit.

Deze functie is toegankelijk via een knop linksonder. De knop is zichtbaar en enabled indien:

• Compartimentsrecht OK:
• De inlogger het recht Registreren en wijzigen metadata van geregistreerde documenten heeft bij betreffende hoofdzaak
• De bovenliggende zaak niet is geblokkeerd.

De wizard geeft de keuze om bij meerdere aangevinkte documenten bepaalde acties uit te voeren. Het is mogelijk om specifieke acties niet te tonen door een configuratie-instelling AAN te zetten.

De acties die uitgevoerd kunnen worden zijn:

• Vullen van vervaldatum. Mits Sectie: DocumentRegistreren, Item: actiesZonderDdvervaldatum uitgevinkt is;
• Koppelen aan een intern openstaand advies. Mits Sectie: DocumentRegistreren, Item: actiesZonderAdvieskoppel uitgevinkt is;
• Toekennen van documentfase. Mits Sectie: DocumentRegistreren, Item: actiesZonderDocfase uitgevinkt is;
• Vinkje Hoort bij besluit aanzetten. Mits Sectie: DocumentRegistreren, Item: actiesZonderDlbesluit uitgevinkt is;
• Vullen van de Korte omschrijving/titel.

Indien reeds vervallen documenten bij de selectie horen zal daar geen aanpassing worden gedaan.

• schermknop hyperlink op grond van gevulde dvurl (achter de kolom roepnaam met leeg label)
  • zichtbaar en enabled indien:
    • de instelling Sectie: Documenten Item: HyperlinkOpdvUrlZichtbaar aangevinkt is
    • EN indien de kolom dvurl is gevuld met een externe hyperlink zoals bijv. https://corsa-as1-a/Corsa/web/index.html#search/q=Rommeldam20230918113151515

• knop Open detailscherm registratie:
  • zichtbaar en enabled indien:
    • de inlogger het recht Wijzigen metadata van geregistreerde documenten heeft bij betreffende hoofdzaak
    • de lijst gevuld is.
• knop Verwijder registratie (verwijdert alleen de registratie van de aangevinkte documenten en niet de documenten zelf):
  * zichtbaar en enabled indien:
  • compartimentsrecht OK
  • EN de inlogger het recht Verwijderen registratie zonder verwijderen fysiek document heeft bij betreffende hoofdzaak bijv. tbomgrechten.dlcomgcordel)
  • EN de lijst gevuld is.
• knop Toon documentenlijst:
  • zichtbaar en enabled indien:
    • de instelling Sectie: Documenten en Item: Documentregistratie is aangevinkt
    • EN de gebruiker het recht Inzien documenten buiten registratie om aangevinkt heeft staan voor de betreffende module (bijv. tbomgrechten.dlcomgcorvsb).
• knop Creëer document:
  • zichtbaar en enabled indien:
    • compartimentsrecht OK:
    • de inlogger het recht creëren van documenten heeft bij betreffende hoofdzaak
    • de bovenliggende zaak niet is geblokkeerd
    • de instelling Sectie: Documenten en Item: Documentregistratie is aangevinkt.
• knop Zend email bericht naar bevoegd gezag (downloadlink). Zie: Email secretariaat bevoegd gezag vanuit geregistreerde documenten
  • zichtbaar en enabled indien:
    • kolom Tekst van de instelling// Sectie: Documenten Item: Documentregistratie// gevuld met de string bgdownloadlink
    • en de inlogger heeft het recht Registreren en wijzigen metadata van geregistreerde documenten voor de betreffende hoofdzaak bijv. tbomgrechten.dlcomgcoredt.
• Excelknop:
  • zichtbaar en enabled inden Excel knop aangevinkt is in de de schermkolomdefinitie (beheerportaal-Nieuw) bij identifier MDLC_getGeregistreerdeDocumentenList.xml.
• knop Hernoem of verwijder document op fileshare:
  • zichtbaar en enabled: zie hierboven bij kopje Hernoem of verwijder document.
• knop Download:
  • zichtbaar en enabled indien de gebruiker het recht Toelaten geforceerde download geregistreerd document aangevinkt heeft staan voor de betreffende module (bijv. tbomgrechten.dlcomgcorregdwl). Met de knop kan het aangewezen document worden gedownload zonder bijlagen (de downloadknop op het detailscherm is een download inclusief bijlagen).
• knop Download aangevinkte documenten zonder bijlages **: * zichtbaar en enabled indien de gebruiker het recht Toelaten geforceerde download geregistreerd document aangevinkt heeft staan voor de betreffende module (bijv. tbomgrechten.dlcomgcorregdwl). Met de knop worden de aangevinkte documenten gedownload zonder bijlagen als zipfile (de downloadknop op het detailscherm is een download inclusief bijlagen). De naam van die zipfile is: DownloadOpenWave_datum_tijstip.zip (bijv. DownloadOpenWave_20201126_093926.zip). * Er kan een afwijkende zipfilenaam worden geconstrueerd indien de kolom Tekst van de instelling Sectie: Documenten en Item: Downloadzipfilenaam gevuld is met een tekststring langer dan 5 tekens en eindigend op .zip. In dat geval is de naam van de zipfile de waarde van deze kolom Tekst waarbij de variabele (let op case sensitive): * %date% vervangen wordt door TimeStamp * %login% wordt vervangen door de medewerkerscode van de inlogger * %hoofdzaaknr% wordt vervangen door de wavezaakcode * %hoofddmsnr% wordt vervangen door de externe zaak/DMS code * %adres% wordt vervangen door het adres + de woonplaats. * *knop Upload document* Let op: het feitelijke uploaden gebeurt via een separaat proces zonder userinterface (OpenWave is soms afhankelijk van derden bijv. een DMS). De inlogger zal de refresh knop moeten gebruiken om het resultaat te zien. * zichtbaar en enabled indien: * compartimentsrecht OK: * de inlogger het recht uploaden van documenten heeft bij betreffende hoofdzaak * de bovenliggende zaak niet is geblokkeerd. * de instelling Sectie: Documenten en Item: Documentregistratie is aangevinkt. * *knop Synchroniseer met DMS* De synchronisatie vindt plaats op alle geregistreerde documenten van de zaak die voorzien zijn van een externe documentidentificatiecode op de kolommen titel (dvomschrijving in tbcorrespondentie), documenttype, verzenddatum, ontvangstdatum, creatiedatum. Het DMS is dus leidend. De metadata worden opgehaald met vraagbericht: geefLijstZaakdocumenten_ZakLv01 (zie opmerking dct.omschrijving (documenttype) en beschrijving (dvomschrijving) bij Toon documenten met StUF zaak/DMS) * zichtbaar en enabled indien: * indien geen compartiment dan: * moet Sectie: Documenten Item: OphalenviaDMS aangevinkt staan * EN de instelling Sectie: Koppeling ZAAK en Item: Methode en de kolom Tekst = StUF-ZAKEN 310 bestaat en is ook aangevinkt * EN de instelling Sectie: KoppelingDOCNAARDMS Item: SynchroniseerVanuitDMS is aangevinkt * indien wel compartiment dan: * moet kolom dldms aangevinkt zijn bij betreffende compartiment * EN dvdmsmethode moet de waarde STUF-ZAKEN 310 hebben * EN de kolom dlsynchroniseervanuitdms moet aangevinkt zijn * EN de Zaak mag niet geblokkeerd zijn
  * EN gebruiker moet rechten op compartiment hebben indien aanwezig * EN de zaak moet een externe zaakidentificatie hebben (dvintzaakcode). * *knop Refresh lijst*: * altijd zichtbaar en enabled.